Vive cansado, cheio de obrigações pessoais e sobrecarregado por uma intensa carga de trabalho? Então está certamente na hora de rever a sua lista de deveres e começar a partilhar algumas tarefas do dia a dia a pessoas da sua confiança.
Delegar tarefas corretamente é importante para manter o nível de excelência, aumentar a produtividade e, claro, evitar que chegue ao fim do dia arrasado pelo esgotamento físico e mental. Quando feito de forma eficiente, ajuda os colaboradores a desenvolverem as suas competências profissionais, bem como a estarem motivados.
Todavia, se ainda não sabe como delegar tarefas de forma correta, então vai gostar de conhecer as dicas que preparamos para si, neste artigo. Continue a leitura e descubra como delegar tarefas com eficiência em apenas sete passos.
Como delegar tarefas eficientemente?
Embora as vantagens de delegar tarefas sejam evidentes, nem sempre é uma coisa fácil ou simples de se fazer. No entanto, como todas as outras habilidades, pode ser aprendida, aprimorada e desenvolvida até que aconteça de forma orgânica no dia a dia. Confira infra 7 dicas que podem fazer toda diferença na sua rotina:
1. Não tenha medo de perder o controlo
Desapegar-se de algumas funções está entre os maiores medos de um líder. No entanto, o medo de perder o controlo pode fazer com que aja de maneira centralizadora, além de o sobrecarregar. Lembre-se que, por mais competente que seja, é humanamente impossível dar conta de tudo sozinho, mesmo quando tem a certeza de que é o único capaz de realizar uma tarefa com a perfeição que ela exige.
Portanto, o primeiro passo sobre como delegar tarefas é identificar porque não o está a fazer. Tem medo que os seus colaboradores não desempenhem bem a função, que não cumpram prazos? Ou que, de repente, não consigam finalizar a missão delegada e acabem por deixar tudo para si no último minuto? Depois de responder a estas questões, terá identificado as razões por detrás da “mania” de centralizar funções e poderá, finalmente, trabalhar para superar os seus medos.
Se está inseguro sobre como delegar tarefas, então faça o exercício de começar, ainda que de forma tímida. Delegue tarefas de menor relevância e de baixo risco primeiro e, em seguida, trabalhe para chegar àquelas de maior importância. Com o tempo perceberá que a atividade de delegar funções se tornará menos stressante e mais corriqueira.
2. Aja de forma estratégica
Antes de delegar tarefas, é preciso escolher a pessoa certa para a realizar. Não cometa o erro de delegar trabalho a uma pessoa apenas porque ela é capaz de o fazer. Escolha o colaborador que reúna um conjunto de habilidades indispensáveis para executar bem a função e que seja capaz de fazer isso sem a sua intervenção.
Tenha em mente que só porque alguém pode, não significa que terá disponibilidade naquele momento específico, então, é essencial encontrar um equilíbrio entre os dois.
3. Defina as suas expectativas
Antes de atribuir demandas a um colaborador, deixe bem claro o que deseja que seja feito. Tire todas as dúvidas e mostre como seria uma conclusão bem-sucedida da tarefa, mostrando o resultado e o prazo ideal de conclusão.
Para atribuições de curto prazo, defina uma data de término específica e faça check-in pelo menos uma vez antes do fim da tarefa. Quanto aos projetos de longo prazo, estes costumam exigir que sejam estabelecidas várias metas, por isso, crie uma rotina de check-ins distribuída entre o início da missão e o sem fim.
4. Antecipe os problemas
Não esqueça de que cada colaborador precisa de um tempo de adaptação e aprendizagem diferentes. Por isso, um bom líder é capaz de prever os desafios e problemas que podem acontecer durante o processo e assim estabelecer quais serão as suas ações – caso elas sejam necessárias.
Dessa forma, não será apanhado de surpresa e, consequentemente, estará mais preparado para lidar com as falhas que podem ocorrer por parte dos membros da equipa.
5. Não caia na tentação da microgestão
Agora que já sabe como delegar tarefas, está na hora de deixar a equipa trabalhar. Evite intervenções, a menos que seja extremamente necessário, afinal, a única coisa que a microgestão faz é adicionar mais tarefas à sua já extensa lista de afazeres.
Ademais, possíveis interferências podem frustrar o funcionário, impedindo-o de progredir e de aprender. Em vez disso, acompanhe o processo, tendo sempre o cuidado de avaliar o seu comportamento para garantir que não vai cair na tentação da microgestão.
6. Confie nos seus colaboradores
Depois de delegar tarefas a um colaborador, dê-lhe a autoridade suficiente para assumir as rédeas da missão. Confie na sua competência e acredite que vai concluir a atividade de forma satisfatória, respeitando o prazo determinado. Se for preciso, oriente-o, afinal, não há nada de errado em perguntar sobre o andamento das tarefas.
Não obstante, tome as devidas precauções para não fazer isso com demasiada frequência – o que pode denotar falta de confiança na equipa. Para evitar esse problema, estabeleça um cronograma no início do projeto e só se desvie dele se for verdadeiramente indispensável.
7. Tarefa concluída, é hora de fazer a revisão
Delegar exige responsabilidade, tanto de quem transferiu a obrigação, quanto de quem foi escolhido para realizá-la. A pessoa responsável pela tarefa deve ter o compromisso de concluir a atribuição de forma precisa, sempre de olho nos resultados.
No entanto, se ao fazer uma revisão à tarefa encontrar alguma imprecisão, confronte, com respeito, a pessoa que ficou responsável pelo projeto e, se necessário, ajude-a a consertar os possíveis erros.
Lembre-se de que uma tarefa bem realizada deve ser reconhecida, mas não deixe de tecer críticas (em privado) quando for necessário, afinal, elas podem ajudar a evoluir. Dar feedback é uma oportunidade para orientar, mas também é importante ouvir os funcionários e avaliar as suas queixas, sugestões ou novas ideias.
Importante….
Delegar tarefas é importante para o desenvolvimento de competências de uma equipa. Quando executado sozinho, o trabalho torna-se mais limitado, uma vez que o tempo de entrega e o desgaste físico e mental são maiores.
Sendo assim, delegar tarefas é essencial para a construção de equipas mais engajadas, sólidas e produtivas, tudo isso sem atrasos e sem sobrecarga de trabalho. Além disso, gera nos colaboradores o sentimento de pertencimento e, consequentemente, o maior desejo em atingir resultados almejados pela organização.
Portanto, agora que já sabe como delegar tarefas de maneira correta, está na hora de colocar em prática todo o conhecimento que aprendeu com este artigo e usufruir dos resultados incríveis que proporcionará para a sua empresa. Bom trabalho!
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