O que é um escritório virtual e como funciona?

Se está ainda a dar os primeiros passos na sua jornada de empreendedor, certamente saberá o quão desafiante esta fase inicial é. Além de todas as despesas e investimentos necessários, o lucro não chega tão cedo ao olhar. O caminho até ao sucesso é demorado e repleto de obstáculos, mas há uma solução que talvez desconheça: o escritório virtual. Neste artigo explicamos exatamente no que este consiste, como funciona e como poderá ajudá-lo a navegar nesta agitada vida no seio do empreendedorismo.

O que é um escritório virtual?

Como o nome sugere, uma empresa nem sempre necessita de possuir um escritório físico para funcionar. Em termos simples, em vez de arrendar determinado espaço físico, pode poupar esse dinheiro e contratualizar apenas um serviço à distância que lhe permita sediar-se num local em particular.

Não se preocupe porque terá direito a praticamente tudo o que teria num escritório tradicional, desde uma morada fiscal, um número de telefone exclusivo com serviço de atendimento ao cliente e gestão de correspondência. Além disso, se quiser, poderá ainda disfrutar de serviços básicos como a receção de correio e encomendas ou o acesso a salas de reuniões para quando necessitar de receber convidados, sejam parceiros, clientes ou investidores.

Por outras palavras, você paga um preço mensal para utilizar o endereço do escritório virtual escolhido, numa localização à sua escolha, e ainda tem acesso a serviços exclusivos do espaço. Assim, é possível afirmar que a sua empresa mantém uma imagem completamente profissional, confiável e corporativa sem possuir, no entanto, um escritório próprio e tradicional.

Quais são as vantagens do escritório virtual?

• Redução de custos associados ao aluguer de um espaço físico, incluindo despesas de água, luz, de funcionários, ou pagamentos legais;
• Perfeito para freelancers ou proprietários de empresas embrionárias que ainda não necessitam de um espaço físico;
• Usufrui de praticamente todos os benefícios que usufruiria com um escritório tradicional, estando apenas isento de custos associados ao aluguer e manutenção do mesmo;
• Atribui à sua empresa uma imagem corporativa e profissional;
• Pode trabalhar a partir de qualquer lugar;
• Não fica sujeito a quaisquer compromissos, podendo abdicar do serviço assim que desejar;

Quem deve optar por um escritório virtual?

Quem está a começar um negócio

Se acabou de abrir uma empresa mas ainda não tem possibilidades financeiras para alugar um escritório físico, esta é uma ótima opção. A verdade é que para transmitir alguma credibilidade aos clientes, deve conseguir registar a sua empresa, e para tal é necessário um endereço comercial, não podendo simplesmente colocar o da sua residência. Desta forma, um escritório virtual surge como uma solução viável.

Quem está em processo de expansão

Se pretender expandir o seu negócio, mas quiser continuar a apostar no trabalho remoto, poderá facilmente contratar vários funcionários de inúmeros países, e assim, crescer exponencialmente, já que através deste serviço poderá possuir filiações em vários locais do mundo sem ter de prejudicar o seu orçamento ou produtividade.

Quem precisa de reduzir custos

Esteja agora a começar o seu negócio ou já tendo uma empresa bem estabelecida, poderá sempre optar pelo escritório virtual, pois, como já mencionado, não paga o aluguer ou a compra de um espaço e poupa muito dinheiro em despesas como água, luz ou salários. 

O escritório virtual é uma boa opção?

Mesmo se estiver perante alguma das situações numeradas anteriormente, talvez não deva optar por um escritório virtual. Apesar dos seus benefícios, esta solução pode não ser eficaz para todos, pois cada negócio tem as suas próprias necessidades, e o escritório virtual não consegue, infelizmente, fazer corresponder a todas elas.

Por exemplo, se a sua empresa exigir um nível de interação e aproximação entre as equipas, esta não será certamente uma boa escolha, pois o trabalho remoto impediria esse contacto físico muitas vezes necessário. Além disso, suponhamos que precisará de contar frequentemente com muitas reuniões em que estejam presentes inúmeros investidores, parceiros, colegas de equipa ou clientes. É preciso ter em conta que nos casos em que precisa de alugar salas privativas, estas podem não ser grandes o suficiente para acomodar tanta gente.

Como conseguiu verificar, o escritório virtual pode ser a solução perfeita para resolver os problemas de um certo grupo de pessoas. Contudo, apesar dos seus benefícios, é importante considerar as necessidades da sua empresa e dos seus funcionários, e com base nessa análise, poderá verificar se realmente o escritório virtual consegue ir de encontro às suas exigências. Esperamos que este artigo tenha ajudado.