O que não pode faltar no seu escritório

Escritório

Os equipamentos informáticos são cada vez mais importantes nas empresas e, quando se monta um escritório pela primeira vez, é fácil manter o foco nos equipamentos maiores, como os computadores ou impressoras, e esquecer os produtos menores.

Para que nada falte ao escritório, segue-se uma lista com os principais equipamentos informáticos a comprar para cada divisão.

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E, sem mais demoras, seguem-se os equipamentos informáticos que não podem faltar no seu escritório.

Principais equipamentos informáticos que deve ter no escritório

1. Entrada ou receção

Os equipamentos necessários na entrada dependem da quantidade de colaboradores na receção e do fluxo diário de pessoas. Quanto mais pessoas forem recebidas diariamente, mais o colaborador irá precisar de equipamentos que ajudem a otimizar o trabalho.

De uma forma geral, os colaboradores da entrada irão precisar de computador, impressora, periféricos do computador, tablet, router e um microfone para chamar os próximos clientes.

O microfone, por exemplo, só precisa de ser comprado se a receção for grande e tiver muitas pessoas diariamente. O tablet é um excelente apoio quando o colaborador precisa de pedir a assinatura dos clientes e irá garantir uma maior organização dos documentos a longo prazo. Quanto às impressoras, o melhor será escolher as que têm mais funções (a função scanner é imprescindível!).

Alguns equipamentos podem ser divididos com vários colaboradores. Por exemplo, uma a duas impressoras deve ser suficiente para um departamento inteiro.

2. Escritórios individuais para colaboradores

Os equipamentos necessários em cada escritório dependem das funções individuais de cada trabalhador. Antes de comprar qualquer equipamento, deve saber quantos colaboradores fazem parte da equipa e que equipamentos são necessários para cumprirem as suas tarefas.

Além disso, os colaboradores têm de usar o próprio equipamento em algum momento? Será necessário comprar computadores ou os colaboradores podem usar os próprios computadores? Dependendo das funções a desempenhar, os funcionários podem preferir usar o computador pessoal por estarem habituados.

Alguns dos equipamentos mais comuns em escritórios individuais são os computadores (desktop ou notebook) e as impressoras (que costumam estar disponíveis para todos os escritórios). Os telefones também são essenciais e, dependendo da profissão, pode precisar de um para cada colaborador ou de um para toda a secção.

Outros equipamentos que podem fazer todo o sentido para um escritório individual são os periféricos do computador (como o rato ou o teclado), o router e tablets que podem substituir algum material de papelaria no momento de tirar notas.

3. Salas de reuniões

As salas de reuniões devem estar equipadas com tudo o que é necessário para apresentações que costumam ser feitas a colaboradores da mesma empresa ou clientes. O espaço deve ter um número de mesas e cadeiras adequado.

Nesta sala deve ter, obrigatoriamente, um computador, um router ou repetidor de sinal WiFi para que a internet não falhe numa reunião e um projetor ou qualquer outra forma de transmitir o que está no ecrã do computador. As colunas de som também podem ser úteis.

4. Equipamentos de segurança

Existem vários tipos de equipamentos de segurança, como as câmaras de segurança, as fechaduras inteligentes, os intercomunicadores e muito mais. Esses produtos podem ser usados em separado ou combinados para uma proteção mais completa.

Para ter a certeza que não compra equipamentos desnecessários, deve criar uma estratégia de segurança antes de qualquer compra. De seguida, os equipamentos devem ser instalados de acordo com a estratégia criada. Se necessário, peça ajuda profissional nesta etapa.

E, um conselho, sempre que possível opte por equipamentos que guardem as imagens capturadas para que possa aceder às mesmas a qualquer momento.

5. Outros periféricos

O teclado, o rato e os cartuchos para a impressora são exemplos de periféricos essenciais num escritório. Outros que podem não ser tão usados são o cartão de memória e a pen drive, mas existem opções muito baratas no mercado e nunca se sabe quando estes periféricos podem ser necessários.

Aproveite, ainda, para comprar alguns cabos extra e adaptadores porque, novamente, nunca se sabe quando são necessários. É prático ter várias opções no escritório para qualquer eventualidade, afinal, nem sempre se pode sair a meio do dia para comprar um periférico.

E, mais importante, marque revisões constantes para os equipamentos. A manutenção é uma forma de manter os equipamentos a funcionar e de aumentar o tempo de vida útil dos mesmos.

A redação do trabalhador.pt