Ja lhe aconteceu estar numa reunião de trabalho e sentir que poderia ter sido facilmente substituída por um email? Apostamos que sim e várias vezes, não é verdade?
Infelizmente, muitos gestores ainda não sabem como tornar as reuniões de trabalho verdadeiramente produtivas, em que as equipas têm a oportunidade de dialogar, identificar problemas e definir as medidas necessárias para os solucionar.
O resultado são encontros contraproducentes, que desviam a atenção do grupo, geradores de entropia e muito pouco produtivos. A sensação que fica é a de tempo perdido, além de uma certa – e compreensível – frustração. Não obstante, uma reunião de trabalho, quando devidamente planeada, pode ser muito benéfica, não apenas para a empresa, como também para os próprios colaboradores.
Se tem dúvidas de como conduzir uma reunião de forma que esta seja verdadeiramente produtiva, então confira infra algumas dicas que partilhamos para lhe ajudar a comunicar de forma eficiente com a sua equipa. Confira!
Dicas para uma reunião de trabalho produtiva
Nada “enrolar”, conversas paralelas, assuntos desnecessários e discussões prolongadas que em nada contribuem para as rotinas da empresa. Aprenda agora a conduzir uma reunião de trabalho, causando boa impressão e motivando ainda mais a sua equipa.
1. Estabeleça a hora e início e fim
Definir horários é a primeira demonstração que a reunião de trabalho foi devidamente planeada e que todos os tópicos devem ser abordados dentro do tempo estimado – ou seja, não há tempo para discutir assuntos que não forem pertinentes no momento.
Envie convites que deixem claro o local e a duração da reunião, e para saber quanto tempo será necessário para abordar toda a agenda, tenha em vista os temas e o número de participantes.
Ademais, quando avisada com antecedência, a equipa consegue ajustar os horários para comparecer, seja presencial ou virtualmente, o que evitará que os assuntos urgentes sejam interrompidos ou sejam apanhados de surpresa por uma reunião de trabalho marcada “em cima” da hora.
2. Envie a agenda de trabalhos antecipadamente
Convidar a equipa para uma reunião de trabalho e não comunicar o motivo do encontro é, no mínimo, deselegante. Esse comportamento pode gerar algumas questões e mal-estar entre as pessoas – que tendem a ficar apreensivos quando não sabem com antecedência o que motivou a reunião – sobretudo quando marcada por um superior hierárquico.
Além disso, uma reunião sem agenda de trabalhos pode provocar especulações desnecessárias e ruídos na comunicação, portanto, partilhe sempre e antecipadamente o assunto que será tratado.
Para além da cordialidade, antecipar a agenda de tópicos a serem abordados é uma forma de organização que otimiza o encontro, pois os participantes já estarão preparados para a discussão, o que evitará o desvio do tema central e tempo perdido com assuntos irrelevantes.
3. Seja firme na condução do encontro
Um bom líder é aquele que conduz uma reunião de trabalho com pulso firme, deixando claro que existe algumas regras que devem ser seguidas. Comunique ao grupo as seguintes exigências:
- Atrasos sem justificativa não serão tolerados;
- Proibição do uso de vocabulário inapropriado ou de termos e expressões que possam ofender outros participantes;
- A reunião seguirá à risca a agenda de trabalho enviada com antecedência;
- O horário de início e término deverá ser respeitado;
- Cada membro do grupo terá a sua oportunidade para apresentar sugestões e ideias, não sendo de bom tom interromper os colegas enquanto estes estejam a intervir.
Ao comunicar as regras, deixe claro que a intenção é criar um ambiente amistoso, mas jamais o faça usando autoritarismo ou agressividade, atitude que certamente inibirá os participantes. Um bom líder sabe que o diálogo e o respeito devem ser mantidos em qualquer situação.
4. Faça uma boa gestão do tempo
Cada participante deve ter assegurada a oportunidade de expressar a sua opinião, por isso, organize o tempo de forma a que todos possam expor os seus argumentos.
Quando o tempo de intervenção é monopolizado por apenas uma pessoa, as outras perdem a oportunidade de dar a conhecer pontos de vista diferentes, e o que deveria ser uma reunião de trabalho com um debate saudável transforma-se num monólogo.
Por isso, não tenha vergonha de interromper, gentilmente, um colaborador ao perceber que este está extrapolando o tempo que lhe foi concedido.
5. Preze por uma reunião cordial e harmónica
Para que a reunião de trabalho seja harmónica, o moderador precisa ouvir e entender opiniões divergentes das suas, bem como abster-se de julgamentos que favoreçam algum participante. Dessa forma, ficará claro que a sua postura é neutra, livre de tratamentos diferenciados e favoritismos.
Ouça com atenção e respeite o tempo de intervenção de cada pessoa, pois só assim cada membro da equipa sentirá que as suas ideias foram devidamente transmitidas e consideradas. Lembre-se: nenhuma opinião deve ser descartada, afinal, dialogar é o princípio básico de uma reunião.
6. Seja dinâmico na condução da reunião
Ao utilizar recursos que deixam a reunião mais dinâmica, evitará a monotonia e o desinteresse dos participantes. Para que o objetivo do encontro seja atingindo com sucesso, siga as dicas infra listadas:
- Utilize recursos visuais, como vídeos introdutórios, slides de PowerPoint, infográficos, entre outros conteúdos pertinentes com o assunto a ser abordado,
- Introduza atividades que promovam a interação entre os membros da equipa, como jogos e dinâmicas que dialoguem com o propósito do encontro. Esse é um momento que poderá resultar em boas reflexões e ideias.
Essas estratégias visam o maior engajamento e interesse, todavia, conheça bem o seu público para que sejam bem aceites – principalmente no que respeita a jogos e brincadeiras – e assim possam cumprir o objetivo.
7. Esteja preparado para eventuais contratempos
Os imprevistos acontecem, por isso, esteja preparado para lidar com eles da melhor forma possível. Mesmo que a reunião tenha sido organizada com antecedência, isso não impede que falte energia elétrica, que algum membro importante não consiga participar, que a discussão tome rumos inesperados, que os equipamentos falhem na hora H… respire fundo, reorganize-se e não permita que esses percalços desmotivem a equipa ou desviem o foco da reunião.
Caso seja preciso, remarque o encontro para ocasião ou lide com as limitações de uma forma leve e bem-humorada.
8. Termine a reunião de trabalho com um resumo
Ao resumir os assuntos discutidos durante o encontro, conseguirá deixar ainda mais claro para os participantes o que foi acordado e evitará que a equipa saia da reunião com dúvidas que seriam facilmente respondidas com uma rápida sessão de perguntas e respostas.
Ademais, é recomendado que envie uma ata, registo escrito formal sobre as ocorrências da reunião de trabalho, a todos os colaboradores, para que estes se possam lembrar, sempre que necessário, das obrigações atribuídas a cada um, bem como o prazo determinado para a realização de tarefas essenciais para a manutenção de bons resultados para a empresa.
Importante…
Um encontro entre os membros da equipa será bem-sucedido apenas quando o líder estiver realmente interessado em ouvir as opiniões das outras pessoas. Além disso, uma reunião de trabalho imprescindível é aquela em todos os profissionais podem colaborar para a tomada de decisões. Se este não for o caso, lembre-se que reuniões desnecessárias geram uma forte sensação de desperdício de tempo, portanto, evite-as!
