Apostila de Haia: o que é, para que serve e onde pedir?

Uma vez que vivemos num mundo cada vez mais global em que os fluxos migratórios são cada vez mais intensos e diversificados, a necessidade de apresentar, no território de um Estado, documentos lavrados no território de outro Estado, tornou-se cada vez mais comum.

O reconhecimento da validade desses documentos é efetuado através da legalização diplomática ou consular, o que é um procedimento moroso e dispendioso. Por esse motivo, a 5 de outubro de 1961, em Haia, foi celebrada uma Convenção entre diversos Estados (Contratantes), em que suprimiram a exigência dessa legalização, criando a hoje chamada Apostila de Haia.

Mas em que consiste a apostila? Em que situações é aplicada? Como posso requere-la? Respondemos-lhe a estas e outras questões neste artigo. Boa leitura!

O que é a Apostila de Haia?

A Apostila de Haia é um certificado que autentica a origem de documentos públicos, emitidos no território de um Estado Contratante, e que devem ser apresentados no território de outro Estado Contratante.

A Apostila atesta, pois, a veracidade da assinatura, a qualidade em que o signatário atuou e, sendo caso disso, a autenticidade do selo ou do carimbo que constam do ato, conferindo-lhe valor probatório formal.

Que documentos podem ser apostilados?

A Apostila de Haia é aposta apenas em documentos públicos e normalmente de natureza administrativa. São documentos públicos os que a lei do país que os emite assim os considere. Em Portugal, são-no os emitidos por:

  • Ministérios;
  • Tribunais (exs.: documentos emanados de uma autoridade ou funcionário ligado a um tribunal; sentenças);
  • Conservatórias do Registo (exs.: certidões de nascimento, casamento e óbito);
  • Cartórios Notariais (ex.: atos e certificações notariais – reconhecimentos – da autoria de assinaturas);
  • Estabelecimentos de Ensino Públicos (exs.: diplomas escolares, universitários e outros documentos académicos);
  • Câmaras Municipais; e
  • Juntas de Freguesia.

A Apostila de Haia pode ainda ser aplicada em atos emitidos por estabelecimentos de ensino privados, após o cumprimento das formalidades de autenticação destes documentos pelos competentes departamentos governamentais.

Qual o aspeto de uma apostila?

A apostila de Haia é reproduzida numa folha em branco comum, agrafada e ligada com lacre ao documento onde consta o ato público a apostilar. O modelo da apostila é o previsto em anexo à Convenção da Haia e pode ser redigido na língua oficial da autoridade que a passa, embora o título “Apostila (Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961)” deva ser sempre escrito em língua francesa.

Ainda neste âmbito, referir que a assinatura da apostila pode ser manuscrita, reproduzida por meio de carimbo ou eletrónica.

Nota: a apostila é um documento físico, embora se pretenda implementar a apostila eletrónica, incluindo a manutenção de um registo eletrónico passível de consulta na internet.

Qual a entidade competente para apostilar?

Cada Estado Contratante da Conferência de Haia designa as autoridades às quais é atribuída a competência de emitir ou verificar as apostilas.

Em Portugal, a entidade competente para a emissão ou verificação de apostilas é o Procurador-Geral da República e, por delegação:

  • O Procurador-Geral do Porto;
  • O Procurador-Geral de Coimbra;
  • O Procurador-Geral de Évora;
  • O Magistrado do Ministério Público que dirige a Procuradoria da Comarca sediada no Funchal;
  • O Magistrado do Ministério Público que dirige a Procuradoria da Comarca sediada em Ponta Delgada.

Quem pode requerer a apostila?

A apostila de Haia pode ser requerida por qualquer interessado em que o(s) documento(s) a apresentar no estrangeiro seja(m) certificado(s) (a quem chamamos Requerente) ou por qualquer portador desse documento/ato público (a quem chamamos Apresentante).

Como saber se o país aceita a apostila?

Sabemos que Portugal aderiu à Convenção Apostila, mas será também necessário que o país, onde pretende apresentar o documento apostilado, tenha aderido àquela, para que baste a apostila para o documento ser aceite. Ou seja, tanto o país em que o documento foi emitido, como o país em que o documento vai ser utilizado terão de ser partes da Convenção Apostila de Haia.

Pode consultar a lista de países contratantes da Convenção Apostila de Haia no site da Conferência da Haia, em www.hcch.net.

Tenha ainda em atenção que, mesmo que ambos os países de encontrem listados como contratantes da Convenção Apostila, poderá não ser necessário apostilar o documento: caso as leis, regulamentos ou práticas do país onde o documento público vai ser utilizado tiverem abolido ou simplificado o requerimento de uma apostila ou o documento tiver sido dispensado de qualquer requisito de legalização ou ainda caso existam outros acordos ou tratado entre o país que emitiu o documento e o país que vai utilizá-lo.

Se tiver dúvidas, deve perguntar ao destinatário do documento se a Apostila de Haia é necessária para o seu caso em particular.

E se o país não for estado contratante?

Se o país a que se destina o documento público emitido por Portugal não fizer parte da Convenção Apostila, não poderá ser utlizada a apostila. Antes, terá de contactar a Embaixada ou Consulado do país onde tenciona utilizar o documento, uma vez que este terá de ser legalizado através de uma cadeia de autenticações individuais que envolve funcionários do país onde o documento foi emitido e a embaixada ou consulado do país onde o documento irá ser utilizado.

Como pode requerer a apostila?

O pedido para apostilar documentos deverá ser efetuado através do preenchimento de um formulário de requerimento disponível em www.miniteriopublico.pt.

Esse requerimento poderá ser entregue:

  • presencialmente, junto de uma das entidades competentes (entre as 09h30 e as 15h30),
    • Lisboa – Serviço de Apostilas: Campus de Justiça, Av. D. João II, 1.08.01, Edifício E, 1990―097 Lisboa;
    • Porto – Procuradoria-Geral Distrital do Porto: Palácio da Justiça, Campo Mártires da Pátria, 4049―099 Porto;
    • Coimbra – Procuradoria-Geral Distrital de Coimbra: Palácio da Justiça, Rua da Sofia, 3004―501 Coimbra;
    • Évora – Procuradoria-Geral Distrital de Évora: Palácio Barahona, Rua da República, n.º 141/143, 7004―501 Évora;
    • Funchal – Procuradoria da Comarca da Madeira: Palácio da Justiça, R. Marquês do Funchal, 9004 – 548 Funchal;
    • Ponta Delgada – Procuradoria da Comarca dos Açores: Palácio da Justiça, Rua Conselheiro Luís Bettencourt, 9500 – 058 Ponta Delgada.
  • por via postal para Procuradoria-Geral da República: Rua da Escola Politécnica, n.º 140, 1269―269 Lisboa; ou
  • através de um Posto Consular (Consulados ou Secções Consulares).

Notas:

  • O atendimento presencial é efetuado por marcação prévia (até 12 horas antes do dia útil anterior àquele que pretende marcar), devendo efetuar o pedido de agendamento, através do preenchimento de um formulário (pode apostilar até 12 documentos por marcação);
  • Após a submissão do pedido, deverá receber uma mensagem por e-mail de validação do pedido. Se não for validado no prazo de 1 hora, o pedido é automaticamente descartado. Sendo validado, deve receber um novo e-mail a confirmar ou recusar o pedido de agendamento.

Qual o preço da apostila?

A emissão ou verificação da apostila tem o custo de um décimo de 1 UC (unidade de conta), ou seja, € 10,20. No entanto, caso prove a sua insuficiência económica, através de documento emitido pela competente autoridade administrativa ou através de declaração passada por instituição pública de assistência social, será gratuito.

Como posso efetuar o pagamento?

As formas de pagamento das apostilas são estabelecidas pela Procuradoria-Geral da República, variando conforme a forma e local onde efetua o pedido. Caso o seu pedido tenha sido efetuado por correio, pode efetuar o pagamento por vale postal. Caso tenha efetuado presencialmente:

  • em Lisboa, pode efetuar por:
    • numerário;
    • vale postal;
    • cheque;
    • transferência bancária; ou
    • multibanco;
  • no Porto, pode efetuar por:
    • numerário;
    • cheque; ou
    • transferência bancária;
  • em Coimbra, pode efetuar por:
    • cheque; ou
    • transferência bancária;
  • em Évora, por transferência bancária.
  • No Funchal, pode efetuar por:
    • Numerário;
    • Vale postal;
    • Cheque;
  • Em Pontal Delgada, por transferência bancária.

– artigo redigido por uma jurista com base na Convenção relativa à supressão da exigência da legalização de atos públicos estrangeiros (Haia, 05.10.1961); no Regulamento do Serviço de Apostila, no Decreto-Lei n.º 86/2009 e nos Despachos n.º 11136/2013.

A redação do trabalhador.pt