VIES: verificar a validade de um número para efeitos de IVA

Se for um agente económico que atua em nome individual ou empresarial, certamente já sabe que precisa de se registar no Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA (VIES) de modo a realizar operações intracomunitárias. Caso contrário, não poderá efetuar este tipo de operações.

O sistema VIES, como é habitualmente conhecido, apesar de envolver procedimentos relativamente simples, continua a confundir algumas pessoas. Tendo isso em consideração, redigimos este artigo onde abordamos o sistema VIES, procurando responder a algumas das perguntas mais sobre esta importante ferramenta, nomeadamente em que consiste e como funciona. Boa leitura!

O que é o sistema VIES?

O VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA) é um motor de pesquisa da Comissão Europeia, que se encontra disponível em 23 idiomas da União Europeia. Serve para validar números de identificação para efeitos de IVA dos operadores económicos registados na UE. Por outras palavras, o VIES permite confirmar se diferentes entidades estão devidamente registadas nos seus países para poderem levar a cabo operações transacionais de bens e serviços.

Todas as informações são recolhidas das bases de dados nacionais do IVA. Tendo em vista a proteção de dados, as administrações nacionais não partilham o nome nem endereço correspondentes a um número de IVA, indicando apenas se existe realmente um nome e endereço associados a dado número.

Ao consultar o sistema VIES, poderá encontrar dois tipos de resultados de busca:

  • Resposta válida: uma resposta válida significa que a ferramenta VIES conseguiu obter os dados relevantes sobre o número em causa.
  • Resposta inválida: uma resposta inválida significa que o número de IVA em causa não está registado na base de dados nacional correspondente. Tal pode ser explicado pelas seguintes razões:
    • O número de IVA não existe.
    • O número de IVA não foi ativado para transações comerciais entre países da União Europeia.
    • O registo em causa ainda não foi dado como terminado (alguns países requerem um registo separado para as operações entre países da UE).

É possível que estas alterações não sejam sempre registadas de forma imediata nas bases de dados nacionais e, consequentemente, no VIES. Se precisar de resolver algum problema urgente, o melhor será mesmo contactar a administração fiscal local.

O que acontece se não for possível detetar um número existente?

Se um agente económico disser que está devidamente registado para efeitos de IVA mas o sistema VIES indicar o contrário, ou não conseguir comprová-lo, este pode requisitar uma verificação extra junto da administração fiscal do país em causa. É possível que o cliente precise de se registar especificamente para conseguir realizar transações transfronteiriças dentro da UE. No entanto, tenha em conta que este procedimento varia de país para país.

Como funciona o processo VIES?

Na verdade, é tudo bastante simples. Assim que precisar de verificar um número de identificação para efeitos de IVA de dado cliente num Estado-Membro através do VIES online, o seu pedido será enviado a partir de uma ligação segura para a base de dados nacional em causa. Assim, será possível confirmar se o número indicado está registado nesse país. Caso esteja, receberá uma resposta “válida”. Caso contrário, receberá uma resposta “inválida”. Trata-se assim de um processo rápido e simples realizado em tempo real.

Atenção! Este sistema de verificação tem em conta as letras maiúsculas e minúsculas, pelo que deve respeitar exatamente o formato do número de identificação do país em causa.

Como realizar o registo no VIES?

Em Portugal, se quiser realizar operações intracomunitárias, deverá expressar a sua intenção através da:

  • Declaração de início de atividade; ou;
  • Declaração de alteração de atividade;

Caso não o faça, o seu número de identificação fiscal (NIF) não ficará disponível para a realização destas operações, já que não se encontra inscrito numa base de dados nacional para tal efeito. Assim, no sistema VIES, este número aparecerá como “inválido para transações transacionais na UE.”

Que tipo de operações pode realizar?

De modo a alcançar o estatuto de operador intracomunitário, deve assinalar na sua declaração de início ou de alteração de atividade uma ou mais opções de seguida disponibilizadas, associadas às operações intracomunitárias que deseja efetuar.

  • Transmissões intracomunitárias;
  • Aquisições intracomunitárias;
  • Prestações ou aquisições de serviços intracomunitários;

Problemas comuns no sistema VIES

Apesar do Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA (VIES) ser uma plataforma segura e relativamente simples de usar, a verdade é que não está livre de alguns inconvenientes, entre os quais:

1. Falta de informação

Se não conseguir encontrar as informações desejadas no VIES, deve recorrer a outra via: solicite dados adicionais à administração fiscal nacional. Assim que receber essas informações, poderá então verificar se o número de IVA é válido e se está associado a um determinado nome e endereço. A forma de contacto com as administrações nacionais varia de país para país. Alguns possuem um sistema em linha, enquanto outros recorrem ao contacto via telefone, fax ou correio.

2. Dados não disponíveis

O VIES pode, por vezes, encontrar-se indisponível devido à necessidade de se realizarem cópias de segurança das bases de dados nacionais. No entanto, a Comissão, juntamente com os países da UE, tenta reduzir ao máximo o período de tempo de indisponibilidade do sistema para amenizar os inconvenientes. É possível que o VIES lhe envie uma mensagem de erro indicando a sua indisponibilidade, pelo que, nesse caso, deve aguardar uns minutos ou tentar novamente no dia seguinte.

3. Erros e imprecisões

É possível que alguns dos dados inseridos no sistema VIES sejam imprecisos, no entanto, a Comissão Europeia rejeita qualquer responsabilidade por tal ocorrência, já que todas as informações disponibilizadas na plataforma são oriundas de bases de dados nacionais. A Comissão Europeia não pode verificar, corrigir, acrescentar ou suprimir qualquer registo nacional para efeitos de IVA disponibilizado na plataforma.

O Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA (VIES) permite assim comprovar se diferentes entidades estão registadas nos seus países para poderem realizar operações transacionais. Se quiser realizar este tipo de operações, deve comunicar a sua intenção através de uma declaração de início ou de alteração de atividade. Esperamos ter ajudado!

Catarina Fonseca

Desde cedo uma curiosa nata, decidiu seguir Ciências da Comunicação para desenvolver a sua paixão pelo jornalismo e pela escrita. Agora formada, gosta de se aventurar pelo mundo, conhecer novas pessoas e culturas, e leva sempre um caderno e câmara fotográfica às costas para eternizar as suas experiências.