Mesmo com a maioria dos processos de comunicação a serem feitos atualmente por correio eletrónico, whatsapp ou qualquer outra forma digital, a carta é ainda necessária e muito utilizada em diversas situações. Por isso, é importante que todo e qualquer profissional, independentemente da sua área profissional, saiba como escrever uma carta formal.
No entanto, escrever uma carta é uma situação que deixa muita gente desconfortável, especialmente porque a maioria das pessoas não está habituada a este tipo de escrita. Mas, com algumas dicas, é possível entender melhor do que se trata e saber a forma correta de o fazer.
Pensando nisto, redigimos o presente artigo com o propósito de lhe mostrar tudo o que precisa de saber para escrever uma carta formal.
O que é uma carta formal?
A carta formal diferencia-se das comunicações informais principalmente pela “linguagem mais séria”, seguindo determinadas normas gramaticais, ao contrário da carta informal, que é usada em situações do quotidiano e pode ter uma linguagem mais leve. Outra diferença é o contexto em que a carta formal é utilizada, sendo muito comum nos contactos com instituições e/ou autoridades.
Em que situações escrever uma carta formal?
Algumas ocasiões que podem pedir esse tipo de carta:
- Comunicações formais com empresas e/ou pessoas;
- Correspondência profissional em geral;
- Carta de apresentação para vagas de emprego;
- Relatórios de trabalho;
- Informações sobre problemas que precisam ser resolvidos;
- Agradecimento por uma ação realizada;
- Entre outros.
A forma de escrever uma carta formal varia de acordo com o motivo, no entanto, a estrutura é só uma, sendo sempre aplicável.
Como escrever uma carta formal?
Se em algum momento precisar de escrever uma carta formal, saiba que atualmente os computadores (por exemplo, o Word) já disponibilizam modelos que podem facilitar em alguns casos. Mas é importante lembrar que estes modelos/minutas de cartas não devem ser copiados tal e qual como estão.
Independentemente das situações e do destinatário, o ideal é sempre escrever a sua própria carta, podendo utilizar os modelos para se inspirar, adaptando-os ao que precisa. Descubra como!
Escrever uma carta formal passo a passo:
- Comece por escrever o seu nome e endereço no canto superior esquerdo. Se estiver a escrever a carta em contexto profissional, coloque também o nome da empresa e a respetiva morada;
- No canto superior direito, coloque o nome, empresa e endereço do destinatário, sempre precedido de um pronome formal como “Senhor/Senhora”, “Prezado/Prezada”, “Excelentíssimo(a) Senhor(a)”, entre outros;
- Em seguida, deixe duas linhas em branco para dar espaço e, no canto esquerdo ou direito, escreva o nome do local onde está a escrever a carta (ou da sua empresa, caso o esteja a fazer em contexto profissional), seguido do dia, mês e ano. Exemplo: “Aveiro, 12 de setembro de 2021”;
- Logo abaixo da data, coloque o assunto a ser tratado. Exemplo: “Assunto: Pedido de informação”;
- No lado esquerdo, comece a escrever, já direcionando à pessoa a quem a carta é destinada, usando expressões educadas com o pronome de tratamento específico para o cargo ocupado;
- Na sequência, com uma linha de espaçamento, escreva o primeiro parágrafo que deve conter uma apresentação e introdução breve do assunto, já deixando claro do que se trata. Alguns termos indicados para começar são: “O nosso objetivo com esta carta…”, ou “Venho, por meio desta carta…”;
- Depois desenvolva com mais detalhes e informações relevantes, mas sem se estender muito. Quanto mais objetivo for o texto, melhor. E sempre com um tom mais profissional, mesmo que seja uma pessoa que conheça.
- Ao finalizar, não deixe de especificar o que espera do destinatário. Uma resposta, uma posição, o pagamento de uma dívida, entre outros.
- Coloque nas linhas de baixo um agradecimento como “Agradeço a atenção dispensada ao presente assunto” ou outro similar. Para finalizar alguns termos indicados são “Atenciosamente”, “Cordialmente” e “Atentamente”;
- Coloque o seu nome e o nome da empresa, quando for o caso. E, depois de imprimir, coloque a sua assinatura. Isto é importante e dá maior credibilidade à carta.
De forma resumida, podemos dizer que uma carta formal deve ter basicamente: local e data, forma de tratamento e nome do destinatário, conteúdo do texto, agradecimento e despedida.
Dicas adicionais para escrever uma carta formal
Além da estrutura do texto da carta formal, existem outros detalhes igualmente importantes.
Um deles é o papel, que deve ser de boa qualidade e, caso esteja a escrever a carta em contexto de trabalho, deverá fazer uso do papel timbrado da empresa. O envelope, também timbrado, deve ser, preferencialmente, do tamanho do papel, para evitar ter de dobrar. O envelope é igualmente necessário mesmo nas situações em que a carta será entregue em mãos.
Depois de escrever, faça uma revisão ortográfica e gramatical para se certificar de que não há nenhum erro.
Por fim, lembre-se sempre de fazer mais de uma cópia: uma é enviada ao destinatário e outra fica com o remetente.
Exemplos de carta formal
Em seguida, partilhamos alguns exemplos/minutas de cartas formais, na expetativa que o ajudem a colocar na prática todas as dicas anteriormente referidas para redigir uma carta formal.
Exemplo de carta formal para solicitar documentos
Maria Soares
Rua Pilares, n.º 157
1500-190 Lisboa
Dr. Hugo Faria
Gabinete de Advocacia
Av. do Brasil, n.º 765
1222-134 Lisboa
Lisboa, 07 de agosto de 2020.
Assunto: Solicitação de documentos
Exm.º Sr. Hugo Faria,
O meu nome é Maria Soares, sou advogada da EDITA Engenharia, e venho por meio desta carta solicitar o envio dos documentos necessários para a realização do contrato.
Depois de uma conversa telefónica com a sua secretária, venho comunicar oficialmente que o andamento dos processos de compra e venda do vosso edifício na cidade do Porto já estão encaminhados.
Necessito que nos envie, com a máxima celeridade, para o nosso escritório os documentos pessoais, bem como os da empresa. Assim, poderemos finalizar todo o processo o mais brevemente possível.
Estou à disposição para conversarmos caso haja alguma dúvida.
Agradeço antecipadamente a atenção.
Atenciosamente,
Maria Soares
Advogada
Exemplo de carta formal de agradecimento
Ana Amaral
Praça de Espanha, n.º 722
1200-003 Lisboa
Dra. Luísa Pereira
Hotel Príncipe
Avenida do Chiado, n.º 1500
2098-340 Lisboa
Lisboa, 07 de agosto de 2020.
Assunto: Agradecimento pelo espaço
Exma. Dra. Luísa Pereira,
Venho pelo presente meio e na qualidade de diretora da empresa Comunicação e Marketing Lda., agradecer, em nome de toda a minha equipa, pela cedência da sala de eventos do Hotel Príncipe para a realização da nossa assembleia geral.
Sem outro assunto de momento, subscrevo-me com os melhores cumprimentos.
Respeitosamente,
Ana Amaral
Comunicação e Marketing
Exemplo de carta formal para vaga de emprego
Ricardo Torres
Avenida Alfama, n.º 15
0210-010 Lisboa
Dra. Isabel Fernandes
EDITA Engenharia
Rua do Algarve, n.º 850
2000-000 Vila Nova de Gaia
Lisboa, 07 de agosto de 2020.
Assunto: Candidatura à vaga de gestor de redes sociais – Ref. #PT5752/01
Prezada Dra. Isabel Fernandes,
Venho pelo presente meio candidatar-me à vaga de emprego para gestor de redes sociais, publicada na vossa página de LinkedIn, com a referência #PT5752/01.
Como poderá constatar pelo meu currículo, que coloco em anexo à presente carta, terminei, muito recentemente, a minha licenciatura em Marketing pelo ISCTE – Instituto Universário de Lisboa.
Acredito ser um profissional capacitado, dedicado e responsável. No decorrer do meu percurso académico especializei-me em Marketing Digital, designadamente na área de social media marketing.
Agradeço a atenção e coloco-me à disposição para o agendamento de uma entrevista, em função da sua disponibilidade.
Cordialmente,
Ricardo Torres
