Se está doente, ausente do escritório ou vai de férias e não poderá responder aos emails, o melhor a fazer é deixar uma resposta automática a informar da sua indisponibilidade. Assim, os seus contatos mantém-se informados e não ficam à espera de uma resposta rápida.
O out of office trata-se de uma mensagem automática que é enviada a todos os contactos que lhe enviam um email. Regra geral, esta deve ser uma mensagem curta e que dever conter os seguintes elementos:
- Por quanto tempo ficará ausente;
- Quando poderá responder aos emails;
- O motivo da sua ausência (opcional);
- Uma nota pessoal sobre a ausência (opcional);
- Quem pode resolver assuntos urgentes por si (opcional).
A mensagem automática out of office pode ser feita configurada no próprio email (Outlook, Gmail, Hotmail, etc) ou através de programas específicos de comunicação da empresa. Mas não se esqueça de, assim que voltar para o trabalho, cancelar o envio desta mensagem.
O out of office pode mudar de acordo com o contexto da ausência. Algumas empresas adotam mensagens padronizadas, noutras cada colaborador tem liberdade para dar o seu toque pessoal.
O importante é criar uma mensagem automática out of office que seja amigável e que, ao mesmo tempo, transmita as informações verdadeiramente importantes sobre a sua ausência (e retorno expetável).
Neste artigo poderá encontrar:
- Um passo a passo de uma mensagem out of office;
- Como personalizar a sua mensagem out of office;
- Alguns exemplos de mensagens out of office;
- As desvantagens de utilizar uma mensagem out of office.
Passo a passo da mensagem out of office
1. Assunto: No assunto do e-mail, é comum indicar que se trata de uma mensagem out of office. Dessa maneira, quem lê a mensagem, imediatamente percebe que está fora do escritório.
Exemplo: “Out of Office – Resposta automática”.
2. Cumprimento: Inicie a mensagem out of office com um cumprimento, que pode ser um simples “Olá, como vai?” ou um agradecimento pela mensagem que recebeu.
Exemplo: “Caro ________, obrigada pelo seu contato!”
3. Informações: A partir da segunda linha da mensagem out of office, escreva as informações mais importantes do seu email, nomeadamente quando é expetável voltar ao escritório, o motivo da sua ausência e se existe alguém que possa ser contatado em caso de urgência.
Exemplo: “Estou de férias, e retornarei no dia 31/12/2020. Em casos de urgência, você pode entrar em contato com colega@exemplo.com
4. Final: Para terminar a mensagem out of office, pode utilizar um final simples e que seja amigável.
Exemplo: “Agradeço o seu contato. Atenciosamente. Primeiro e último nome.”
Personalizar a mensagem out of office
Em alguns casos, a sua mensagem out of office não precisa necessariamente de ser tão formal. No caso de configurar uma mensagem out of office em função do seus contactos (por exemplo: uma para os colegas de trabalho e outra para os clientes), pode personalizar a mensagem.
Abaixo partilhamos alguns exemplos de mensagem out of office, de acordo com a formalidade da situação:
- Para situações mais casuais:
- “Estou ausente do escritório até 31/12/2021.”
- “Estarei de volta ao escritório dia 31/12/2020. Até lá estou a recarregar baterias!”.
- Para situações e feriados especiais:
- “Boas festas! Estou a aproveitar o período de Natal junto da família. Regressarei ao escritório dia 05/01/2021.”
- “Feliz Ano Novo! Voltarei ao escritório no dia 02/01/2021.”
Exemplos de mensagens out of office
1. Resposta out of office formal:
Caro(a) senhor(a),
Obrigada pelo seu contato!
Estou de férias no momento. Voltarei ao escritório no dia 31/12/2021.
Para assunto urgentes poderá entrar em contacto com o meu colega José Bastos atráves do email jose.bastos@xpto.com.
Obrigado,
João Rodrigues.
2. Resposta out of office informal:
Caro colega,
Se recebeu este email, é porque estou de férias. Mas não se preocupe, volto no dia 31/12/2021. Entretanto, pode entrar em contacto com a Ana Fernandes do departamento de marketing (ana.fernandes@xpto.com).
Prometo trazer lembranças do Brasil!
João Moreira.
3. Resposta out of office para motivos pessoais:
Olá,
Estou fora do escritório por motivos pessoais, sem acesso à minha caixa de email. Neste momento não tenho uma data fixa para retornar, mas tentarei responder assim que me for possível.
Para assuntos urgentes, solicito que entre em contacto com o meu colega João Pimenta, através do email joaopimenta@xpto.com
Melhores cumprimentos,
Ana Rita.
Quais as desvantagens do out of office?
Utilizar uma mensagem out of office é uma ótima estratégia de comunicação nas empresas. No entanto, é importante verificar o tipo de informação que pretende partilhar ao configurar essa mensagem.
Lembre-se de não compartilhar informações pessoais, como números de telefone (apenas os de trabalho), endereços e outras informações que possam colocar em risco a sua privacidade ou a dos seus colegas de trabalho.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!
