Mapa de férias: o que é, como elaborar e modelo Excel

Todos os anos as empresas têm de organizar um mapa de férias para os seus colaboradores. Regra geral, cabe ao departamento de recursos humanos lidar com esta tarefa que, apesar de não ser de extrema complexidade, merece sempre a devida atenção.

O problema reside, essencialmente, nas médias e grandes empresas, onde o número de colaboradores é muito significativo. Nestas conciliar as preferências dos trabalhadores com as necessidades operacionais das empresas, no que às férias diz respeito, poderão não ser algo propriamente fácil, razão pela qual não deve ser algo feito em cima da hora.

Neste artigo abordamos o mapa de férias, procurando responder a algumas das perguntas mais frequentes sobre este tema, nomeadamente: em que consiste, qual a sua utilidade e que fatores ter em consideração antes da sua elaboração. Boa leitura!

O que é o mapa de férias?

O mapa de férias nada mais é que um documento, regra geral, um ficheiro Excel, onde estão assinaladas os períodos de férias de todos os colaboradores de uma empresa. Esta tarefa tem impreterivelmente de ser realizada anualmente e o seu incumprimento configura uma como contraordenação e o pagamento da respetiva coima pela entidade empregadora.

Tal como estabelece o artigo 241.º do Código do Trabalho, as entidades patronais devem incluir no mapa de férias o período de início e fim de férias dos seus funcionários. Além disso, o empregador está também obrigado a afixar o mapa nos locais de trabalho entre o dia 15 de abril e o dia 32 de outubro, devendo este estar visível para os trabalhores.

Como é realizada a marcação de férias?

Idealmente, a marcação de férias deverá ser marcado por acordo entre a entidade empregadora e os trabalhadores. No entanto isso nem sempre é possível por motivos de vária ordem, basta imaginar o que aconteceria se os trabalhadores de uma empresa de calçado decidissem todos tirar férias todos no mês de maior faturação.

Para evitar esse tipo de problema a legislação do trabalho prevê que na falta de acordo entre o funcionário e o empregador, caberá a este a marcação das férias dos trabalhador, devendo para esse efeito ouvir a comissão de trabalhadores ou, na sua falta, a comissão intersindical ou a comissão sindical representativa do trabalhador interessado.

Na elaboração do mapa de férias é importante que as entidades empregadoras tenham em consideração alguns dos direitos dos trabalhadores no que à marcação dos períodos de férias diz respeito, nomeadamente:

1. Dias de férias anuais

O artigo n.º 238 Código do Trabalho define que os trabalhadores têm direito a um mínimo de 22 dias úteis (entre segunda e sexta-feira) de férias por ano. A legislação não determina a forma como estes devem ser gozados, isto é, nada impede que seja de uma só vez (quase todo o mês de agosto, por exemplo) ou ao longo do ano. Além disso, referir que, para determinação dos dias de férias no primeiro ano de trabalho, o funcionário terá direito a gozar de 2 dias úteis de férias por cada mês de trabalho.

2. Subsídio de férias

O subsídio de férias consiste numa compensação atribuída a trabalhador com contrato de trabalho quando este se encontra em férias. Este subsídio permite cobrir os “custos extra” que o gozo de férias pode acarretar para o trabalhador.. Regra geral, o subsídio de férias corresponde a um salário extra, daí ser habitualmente designado por “décimo terceiro mês”.

3. Marcação do período de férias

Para as pequenas, médias e grandes empresas, o período de férias deve ser marcado entre o dia 1 de maio e o dia 21 de outubro. Por outro lado, para as microempresas (menos de 10 trabalhadores), não existe um período de férias específico, podendo os trabalhadores gozá-las em qualquer altura do ano. Referir ainda que o primeiro dia de férias não pode coincidir com um dia de folga.

Como elaborar o mapa de férias?

Antes de mais, referir que é sempre desejável que os trabalhares cheguem a uma entendimento com a sua entidade patronal, de modo a criar um mapa de férias conveniente para todas ambas as partes.

No entanto, como já referimos, isso poderá não ser uma tarefa fácil nas empresas com muitos trabalhadores. Assim, é normal que a criação do mapa de férias seja algo trabalhoso e demorado. Afinal de contas o empregador deverá, na medida do possível, procurar satisfazer as preferências dos seus trabalhadores, desde que isso não conflitue as com suas.

Para além do que referimos no ponto anterior, o mapa de férias deverá conter:

  • Nome do trabalhador;
  • Número de identificação do trabalhador (quando aplicável);
  • Data de início das férias;
  • Data do fim das férias;
  • Dias de férias a que o trabalahdor que tem direito;
  • Observações.

Referir ainda que em função das particularidades de cada empresa, nada impede que a entidade empregadora insira outros elementos no mapa. Além disso, é recomendável que a elaboração do mapa de férias ocorra o mais mais cedo possível. Tendo em conta que a data imposta por lei para a sua afixação está definida para o mês de abril, é importante começar o planeamento alguns meses antes. Existem empresas que começam a pensar noa organização das férias logo a seguir ao término do último.

Ficheiro Excel ou software próprio?

Como já referimos, muitas empresas utilizam um documento Excel para realizar o planeamento e a marcação das férias dos seus funcionários. Embora isto possa resultar mas micro e pequenas empresas, se tivermos em conta todas as solicitações de férias, dias de férias, baixas médicas e outros, nas médias e grandes empresas será difícil gerir tudo num simples documento Excel.

Como tal, sugerimos que as empresas invistam em software para o departamento de recursos humanos apropriado, de forma a conseguirem analisar e atender a todas as questões relacionadas com as férias, folgas e baixas dos funcionários.

Exemplos de programas que permitem a gestão do mapa de férias:

  • ClanHr;
  • Holyee;
  • Endalia;
  • Klip.bz.

E se a empresa não tiver um mapa de férias?

A elaboração do mapa de férias não é das tarefas mais apelativas para as empresas, nem para os colabores responsáveis por esta tarefa. No entanto, caso a empresa não proceda à sua elaboração do mapa de férias ou não cumprir o prazo estipulado por lei, arrisca-se a ser condenada ao pagamento de uma coima, que pode ascender aos 1400€.

Além da consequência financeira, a verdade é que certamente os funcionários também não ficarão muito contentes com atrasos ou com a ausência de um mapa de férias. Afinal, todos temos o direito de organizar a nossa vida pessoa e, portanto, planear o período de vidas com a devida antecedência.

Portanto, recomendamos que as empresas criem o mapa de férias não apenas para cumprir as suas obrigações legais, mas sobretudo para deixarem os seus trabalhadores descansados e satisfeitos. Este planeamento é essencial para o bom funcionamento da empresa, razão pela qual tudo deve ser feito com antecedência para evitar problemas.

Catarina Fonseca

Desde cedo uma curiosa nata, decidiu seguir Ciências da Comunicação para desenvolver a sua paixão pelo jornalismo e pela escrita. Agora formada, gosta de se aventurar pelo mundo, conhecer novas pessoas e culturas, e leva sempre um caderno e câmara fotográfica às costas para eternizar as suas experiências.