Teletrabalho: como separar trabalho e vida pessoal?

Atualmente o teletrabalho é cada vez mais utilizado, face aos recursos tecnológicos de que dispomos e a uma sociedade cada vez mais globalizada. Pode ser uma metodologia de trabalho com diversas vantagens, no entanto, também acresce desafios para o trabalhador. Quando a casa é o local de trabalho, onde estabelecer a fronteira entre espaço profissional e espaço pessoal?

Desafios e dificuldades do teletrabalho

Quando as fronteiras físicas se tornam indefinidas em termos pessoais e profissionais, advêm algumas dificuldades e desafios que devem ser tidas em conta no regime de teletrabalho:

• Existência de mais distrações e uma dificuldade acrescida em manter a concentração e a produtividade;
• Menor disponibilidade de recursos e materiais de trabalho, que geralmente são mais abundantes num escritório ou espaço laboral do que em casa;
• Maior dificuldade de organização, gestão do tempo e cumprimento de prazos;
• Acumulação de tarefas, podendo existir uma mistura entre tarefas laborais e tarefas domésticas ou pessoais e dificuldade em separar umas de outras;
• Diminuição do contacto físico e menor acesso e disponibilidade de partilhar informação ou esclarecer dúvidas ou questões com outros trabalhadores, colegas ou superiores;
• Dificuldade em estabelecer uma metodologia de trabalho adequada e eficaz.

Deste modo, para que seja assegurada a produtividade, o bem-estar e a satisfação pessoais e profissionais, é importante adotar algumas estratégias que permitam contornar estes obstáculos e garantam uma adequada conciliação entre a vida pessoal e profissional.

A rotina é amiga da produtividade

Trabalhar em regime de teletrabalho – e sobretudo quando o fazemos a partir de casa – pode dificultar a criação de hábitos e rotinas laborais. Quando todos os dias temos de sair de casa para nos deslocarmos ao local de trabalho e cumprir um horário laboral, a rotina constrói-se por si própria, sem grande esforço da nossa parte. No entanto, quando não há necessidade de sair de casa e o mesmo espaço onde descansamos é aquele em que trabalhamos, emerge a necessidade de sermos nós a criar uma rotina. A rotina será fundamental para conseguirmos manter a organização, o método de trabalho e a produtividade.

Para a criação desta rotina, é fundamental ter em conta alguns aspetos que devem ser adotados caso esteja em regime de teletrabalho:

• Definir o seu próprio horário laboral, incluindo hora de iniciar o trabalho, hora de almoço, períodos de pausas e hora de término do trabalho. É possível e aconselhável prever pequenas alterações ou imprevistos, mas procurando cumprir o mais possível o horário estabelecido. É importante que este horário seja do conhecimento da entidade patronal, se for trabalhador por conta de outrem, para agilizar questões como a marcação de reuniões ou a resposta a e-mails e telefonemas;
• Vestir roupa adequada, não ceder à tentação de ficar de pijama. Mesmo estando em casa, os pequenos gestos e hábitos, como a roupa que vestimos, criam ligações inconscientes no nosso cérebro relativas às nossas ações e ao nosso estado global de prontidão. Estar de pijama implica uma associação com tempo de descanso e relaxamento, o que pode, inconscientemente, diminuir a nossa produtividade e capacidade de trabalho. Além disso, vestir uma roupa adequada para o trabalho também é fundamental se tiver que realizar videoconferências e estabelecer o contacto com colegas de trabalho, superiores ou clientes;
• Manter um padrão saudável e regular de alimentação e sono. Mais uma vez a tentação de ficar a ver filmes ou séries até tarde ou de almoçar bolachas pode ser maior, mas, para que consiga criar para si próprio uma rotina saudável é fundamental evitar estes hábitos. Coma de forma saudável, com horários adequados e regulares de refeições, e mantenha horários de sono consistentes;
• Incluir o exercício físico no seu quotidiano irá ajudar não só a sua saúde mas também a sua produtividade. Ao trabalhar em casa é natural que passe muitas horas sentado, por isso, o exercício físico é fundamental e permite-lhe também manter melhores níveis de energia e, consequentemente, de produtividade.

Defina um espaço para trabalhar

É fácil ceder à tentação de ficar no sofá com o computador no colo a realizar o trabalho, no entanto este não será de todo o local mais adequado para o fazer. Como vimos, o nosso cérebro cria ligações inconscientes entre pequenos gestos e hábitos e o nosso estado global e nível de energia. Por isso, estar no sofá envia ao cérebro a mensagem de que é tempo de relaxar, e não de trabalhar. Além disso, é fundamental que tenha um local apropriado que lhe permita desempenhar adequadamente as suas funções.

Para a criação de um espaço de trabalho adequado deve ter em conta alguns aspetos:

• Se possível, escolher uma divisão exclusiva para trabalhar, onde habitualmente não faça outras atividades (como dormir ou ver televisão). Isto vai permitir uma maior organização, bem como auxiliar ao estabelecimento de uma adequada rotina laboral, evitando interferências;
• Estabelecer o espaço de trabalho num local onde existam poucas distrações e interferências e onde não seja incomodado;
• Escolher uma divisão com boa exposição solar ou com alguma luz natural, onde existam boas condições de visibilidade. Deve também procurar que seja uma divisão com uma adequada temperatura ou onde possa regular a temperatura (por exemplo, dispor de ar condicionado). No geral, é fundamental que se sinta confortável e que o espaço de trabalho reúna condições essenciais para que possa estar lá durante longos períodos de tempo de forma cómoda;
• Dispor de materiais adequados de trabalho, como computador, impressora se necessário e material de escritório, de acordo com as exigências das tarefas que tem de realizar;
• Decorar o espaço de trabalho ao seu gosto, pois trabalhar num local agradável contribuirá para que se sinta mais motivado.

Saiba gerir o seu próprio trabalho

Trabalhar em casa e de forma mais autónoma e independente exige uma maior capacidade de organização e autogestão. Estabelecer objetivos diários, por exemplo, irá ajudar a manter um maior foco no trabalho e a incrementar a sua produtividade. Para conseguir manter a organização e gerir adequadamente as tarefas, deve adotar algumas estratégias:

• Utilizar um recurso que auxilie na gestão das tarefas de trabalho diárias, como uma agenda ou um planner, em formato de papel ou digital, conforme a sua preferência;
• Definir prioridades, dividindo as tarefas em tarefas urgentes e não-urgentes;
• Registar e ter em conta os prazos de cada uma das tarefas e gerir o seu trabalho diário de acordo com esses prazos;
• Dividir trabalhos mais complexos em pequenas partes. Por exemplo, se tem de elaborar um relatório, pode dividir em pequenas tarefas como: preparar os documentos necessários; lê-los; escrever o 1º capítulo sobre X, etc.;
• Juntar as tarefas ou atividades semelhantes, não criando mais fragmentações do que é necessário. Por exemplo, se tem de fazer telefonemas, tente fazê-los todos de uma vez, considerando-os uma tarefa só. Se está a elaborar um relatório, procure reservar tempo necessário para fazê-lo até ao fim e não com a interferência de outras tarefas pelo meio;
• Realizar o planeamento diário das tarefas de acordo com o seu próprio ritmo e preferências, por exemplo, colocando as tarefas mais exigentes para realizar de manhã, período em que normalmente temos maior energia.

Mantenha contactos profissionais

Estar em teletrabalho implica necessariamente um maior nível de afastamento, mas não é sinónimo de completo isolamento. Pode e deve manter contactos profissionais, seja com superiores, colegas, profissionais da área ou clientes, fazendo uso dos recursos digitais (e-mail, telefone, videoconferência, chat, etc). Falar com outras pessoas irá ajudar não só a manter uma maior motivação, como também lhe permitirá partilhar ideias e esclarecer dúvidas. Quando trabalhamos sozinhos e não temos possibilidade de partilhar aquilo que estamos a fazer com outras pessoas, não temos barómetro que nos ajude a perceber se estamos a fazer as coisas de forma eficaz e adequada, ou se precisamos de introduzir alterações.

Se trabalha por conta de outrem, defina com o seu superior uma estratégia para garantir a entrega e cumprimento de tarefas e prazos, bem como um feedback adequado e atempado. Defina uma linha de comunicação que lhe permita colocar dúvidas ou questões e discutir e explorar aspetos fundamentais.

Diminua as distrações digitais

Um computador ligado à internet é recetor de informações diversas e constantes. Ao trabalhar em casa, no seu computador portátil e sem controlo ou supervisão, pode aumentar a tentação de se distrair. Para diminuir estas fontes de distração:

• Desligue programas que estejam em background e de que não necessite;
• Feche o Messenger ou outras aplicações e redes sociais e desative as notificações;
• Coloque o telemóvel em modo não incomodar ou em silêncio;
• Não esteja sempre a consultar o e-mail, a não ser que esteja à espera de um e-mail importante, e defina um período específico do dia para consulta e resposta a e-mails;
• Desligue a televisão.

Evite que as outras pessoas em casa sejam uma distração

Se tem outras pessoas em casa que eventualmente possam estar também em teletrabalho, é essencial definir um método que permita diminuir as distrações e interferências. Para isso, é fundamental que as pessoas que vivem consigo conheçam o seu espaço e o seu horário de trabalho, e o respeitem o mais possível.

É importante que antes de iniciar o teletrabalho sejam definidas expectativas relativas à disponibilidade durante o período laboral. Podem até definir um sinal que indique se podem ou não ser interrompidos em determinado momento (por exemplo, headphones postos, um sinal na porta, a utilização de determinada divisão da casa, etc).

Separe tarefas domésticas de tarefas profissionais

Estando em casa pode haver um maior risco de que as tarefas domésticas e profissionais se sobreponham e que umas transtornem as outras. Por exemplo, se está a trabalhar e tem uma pia de loiça na banca que o está a incomodar, é provável que ceda à tentação de a ir a arrumar; se o trabalho está a ser particularmente aborrecido ou maçador pode surgir o pensamento “se calhar vou organizar o meu armário que está a precisar de uma arrumação”; ou se, pelo contrário, definiu o sábado para limpar a casa mas tem um e-mail pendente, é natural que essa tarefa doméstica seja interrompida.

Para ultrapassar este obstáculo é fundamental que seja capaz de fazer uma adequada gestão de tempo. Deve manter a casa arrumada e organizada para evitar que tenha de perder demasiado tempo todos os dias a arrumar ou a limpar. Para isso, não acumule louça, roupa ou objetos espalhados, e defina uma manhã (por exemplo, ao sábado) para uma limpeza mais completa.

Do mesmo modo, deixe o trabalho para o horário laboral que definiu, e evite deixar tarefas pendentes que possam depois perturbar o seu tempo pessoal ou o tempo dedicado às tarefas domésticas.

Aprenda a gerir a situação se tem crianças em casa

Como vê o teletrabalho não é propriamente um mar de rosas. Caso tenha filhos em casa poderá ser ainda mais difícil conseguir ser produtivo e gerir adequadamente o seu trabalho. Por isso, para que o consiga fazer o melhor possível, é importante adotar algumas estratégias:

• Estabeleça uma rotina para as crianças, que inclua horários de refeições, sono e realização de tarefas escolares / de aprendizagem. Podem até fazer um plano onde sejam fixados os horários e atividades;
• Inclua atividade física na rotina das crianças, não só por uma questão de saúde mas também porque as vai ajudar a desgastar energia em determinados períodos do dia;
• Tente coordenar os seus horários de refeições com os horários de refeições das crianças, para evitar mais interrupções desnecessárias;
• Se vive com um/a companheiro/a, definam turnos para que enquanto um toma conta das crianças o outro se possa dedicar a compromissos profissionais. Também é importante que façam uma divisão o mais equitativa e equilibrada possível das tarefas domésticas;
• Dependendo da idade das crianças, enquanto está a trabalhar defina tarefas que elas possam fazer de forma mais autónoma e que impliquem menos interrupções no seu trabalho;
• Dê autonomia às crianças, de acordo com a sua idade, e defina algumas tarefas domésticas nas quais elas possam ajudar, como por exemplo arrumar o quarto ou pôr a mesa;
• Peça ajuda e ative os seus recursos familiares e sociais. Se vai ter uma reunião muito importante onde não pode ser interrompido, verifique se tem alguém que possa ficar com as crianças durante esse período de tempo;
• Se trabalha por conta de outrem, transmita ao seu superior a sua situação pessoal e familiar, para que exista uma maior compreensão e flexibilidade.

Respeite o seu tempo pessoal

Assim como é fundamental que respeite o seu período e espaço laboral, também é importante que o trabalho não transponha a sua vida pessoal. Mesmo estando em regime de teletrabalho, quando o seu horário de trabalho chegar ao fim, desligue o computador, “saia do escritório” e deixe o trabalho para o dia seguinte. Desfrute do seu tempo livre e do seu espaço pessoal e familiar, e evite ao máximo ocupar-se de questões laborais durante esse período, nem que seja “só para ver aquele e-mail”.

Como vimos, o nosso cérebro tem necessidade de categorizar e organizar o mundo e a realidade. Por isso, ter um espaço para trabalhar ajuda a compartimentar e separar vida profissional e pessoal, mesmo dentro do mesmo apartamento ou casa. Assim, evite, após o horário laboral, ir para o escritório ou passar demasiado tempo nessa divisão. Desfrute e despenda tempo noutras divisões da casa e, se possível, saia de casa e vá dar um passeio ou realizar alguma atividade ao ar livre.