Não é raro ouvirmos o conceito procrastinação, e mesmo que não falemos dele em específico, quase todos nos envolvemos em algum comportamento que envolve procrastinar. Isto gera muitas vezes frustração, e prejudica o nosso desempenho. Se a procrastinação é algo natural e que pode ocorrer com relativa normalidade, noutras circunstâncias pode tornar-se um verdadeiro problema, e algumas estratégias podem ajudar.
Assim, neste artigo pretendemos explicar a procrastinação e os seus mecanismos, bem como sugerir algumas estratégias para evitar os comportamentos de procrastinação.
O que é a procrastinação?
A procrastinação consiste no ato de adiar uma determinada tarefa ou ação, protelando-a para um outro momento, o que depois se tende a repetir num sucessivo adiamento das tarefas. Pense por exemplo numa situação em que pensou “faço isto depois”, e quando chegou esse “depois” a sua vontade e motivação para o fazer eram mínimas. Ou naqueles dias em que chega ao final do dia a sentir que não fez nada e que não foi nada produtivo. Embora saiba o que tem de fazer ou mesmo como o fazer, por algum motivo não o faz.
No entanto, a procrastinação não consiste totalmente em não fazer nada. Por exemplo, se calhar quando não fez aquele relatório que tinha de fazer, foi cozinhar ou arrumar o armário ou mesmo fazer alguma tarefa profissional que era menos desinteressante e custosa do que o relatório. Muitas vezes, para evitar a sensação de falta de produtividade, procrastinamos adiando aquela tarefa e substituindo-a por outra. Muitas vezes a procrastinação leva ao adiamento da tarefa enquanto fazemos outras marginalmente úteis.
A procrastinação reflete-se em muitas frases e pensamentos tais como “amanhã eu faço”, “para a semana eu começo”… Estas expressões, frases e pensamentos estão constantemente presentes no nosso dia-a-dia e são um reflexo da procrastinação. Ocorrem nas mais diversas atividades, desde o exercício físico, a novos hábitos alimentares, a tarefas de casa ou tarefas profissionais, a idas ao médico, entre muitas outras.
Convivemos no dia-a-dia com um abismo entre aquilo que são as nossas expectativas e aquilo que é a realidade do que fazemos. A procrastinação é tão inerentemente humana e tão antiga que já era falada na antiguidade grega. A palavra procrastinação tem origem no latim “pro”, que significa “à frente” e “crastinus” que significa “de amanhã”. Ou seja, no fundo procrastinação significa “para amanhã”, que é o que fazemos quando procrastinamos: deixamos para amanhã, ou para mais tarde.
Que tipos de procrastinação existem?
Podemos encontrar e identificar diferentes tipos de procrastinação. Por um lado, temos a procrastinação com um prazo definido. Ou seja, temos um prazo máximo para a realização de uma tarefa, e temos de gerir o tempo dentro desse prazo. Por exemplo, imagine que tem um relatório para entregar e o prazo de entrega é daqui a um mês. Existe um prazo definido para realizar a tarefa. Muitas vezes, o que acontece é que pensa “ok, ainda tenho um mês, é muito tempo”. Por vezes até começamos a atender à tarefa no início, definimos como ou quando a iremos fazer. Depois a rotina do quotidiana acaba por ocupar espaço e o tempo vai passando, sem que na realidade o relatório vá avançando. Apesar de até poder pensar em terminar antes do tempo para ficar descansado, a tendência é para utilizar todo o tempo que tem disponível. Isto leva à conhecida tendência para fazer tudo “à pressão” ou na véspera.
Isto acontece devido a algo que se chama gratificação instantânea ou imediata. Ou seja, queremos obter satisfação no momento imediato, e por isso protelamos, optando por fazer coisas que aparentemente nos dão essa satisfação.
Outro tipo de procrastinação ocorre para as tarefas que não têm prazo de entrega, por exemplo, começar a ir ao ginásio, visitar um familiar que não visita há muito tempo, entre outros. Como não existe data para a realização destas tarefas ou atividades, a procrastinação estende-se durante muito tempo.
Será que sou um procrastinador?
Após ter compreendido o que é a procrastinação, provavelmente já conseguiu identificar alguns dos seus próprios comportamentos que se encaixam neste perfil. De qualquer forma, as perguntas a seguir vão ajudá-lo ainda melhor a perceber se de facto é um procrastinador:
- Frequentemente adio agir e tomar decisões?
- Tenho dificuldade em perceber quando terminar uma coisa e passar para outra?
- Considero-me desorganizado?
- Tenho tendência a ficar preso no meio de uma tarefa ou de um projeto se as circunstâncias se alteram?
- Sinto que estou a usar mal o meu tempo e a desperdiçar tempo em coisas inúteis?
- Demoro muito tempo a começar ou a concluir uma tarefa?
- Evito ao máximo fazer coisas que sei que têm de ser feitas?
- Em diferentes momentos no tempo comprometo-me a fazer determinada coisa, mas depois não o faço?
- Consigo encontrar sempre razões para evitar fazer as coisas?
- Estou sempre a dizer a mim mesmo que vou fazer as coisas quando as circunstâncias certas acontecerem?
Quais as causas da procrastinação?
Quando pensamos sobre o porquê de procrastinarmos não nos podemos esquecer que a própria sociedade em que vivemos tem uma grande influência. Nunca antes tivemos tantas distrações que contribuem para que possamos procrastinar: telemóvel, redes sociais, plataformas de streaming… Se não quisermos fazer aquela tarefa, há sempre muitas opções diversificadas para ocuparmos o nosso tempo.
Existem outras razões que podem conduzir à procrastinação. Uma delas é a falta de organização e estruturação das nossas tarefas e do nosso tempo. Se não definimos claramente o que temos para fazer, não lhe atribuirmos uma prioridade e não soubermos de forma clara o que é para fazer, é muito mais provável a procrastinação acontecer. A maior parte das pessoas tem objetivos a longo prazo, por exemplo, gostaria de ter um negócio próprio ou uma alimentação mais saudável. O problema está em definir de forma concreta objetivos a curto prazo, isto é, o que tem de fazer hoje para se aproximar do alcance desses objetivos.
Uma outra razão para a procrastinação é a falta de motivação. A motivação é, basicamente, o motivo para agir. Precisamos de um motivo que nos leve a fazer as coisas, que nos impele a concretizar tarefas. Quando não encontramos esse motivo ou quando ele não é suficientemente impulsionador, a procrastinação pode acontecer. Muitas vezes quando definimos objetivos a longo prazo estamos a pensar no nosso eu do futuro, mas não estamos a “dar” nada ao nosso eu do presente. Como ainda falta muito para esses objetivos se concretizarem, não há uma motivação concreta no presente. Por exemplo, se a minha motivação para estudar é apenas ter um bom emprego no futuro, isso ainda demorará anos, pelo que não há nenhuma gratificação ou sentido imediato para, hoje, me sentar a estudar. É importante, por isso, ter objetivos a curto prazo e obter satisfação nas pequenas metas para evitar a procrastinação.
A falta de foco e de concentração é também uma causa comum da procrastinação. O facto de nos distrairmos com as mais variadas coisas faz com que acabemos por não cumprir o que precisa de ser feito e procrastinemos.
Uma razão importante para procrastinar é o perfeccionismo. Muitas vezes ficamos presos aos pormenores, à necessidade de fazermos as coisas de forma perfeita no momento perfeito, e como não existem nem uma forma perfeita nem um momento perfeito, acabamos a adiar constantemente o que precisamos de fazer. Devemos lembrar-nos que feito é melhor do que perfeito.
Uma outra razão ainda para a procrastinação é o medo. Existem diversos medos que, sem nos apercebermos, nos levam a procrastinar: o medo de falhar, o medo de errar, o medo de não corresponder às expectativas, o medo de sair da zona de conforto… Todos estes medos estão muitas vezes na origem do facto de adiarmos constantemente determinadas tarefas ou atividades.
Por fim, uma outra razão da procrastinação diz respeito ao esforço. Na maioria das tarefas e atividades que precisamos de fazer, um maior esforço inicial precisa de ser empregue. Depois de começarmos as coisas desenrolam-se com maior facilidade e na maior parte das vezes não são assim tão custosas. O problema está em começar. É necessário um esforço para começar qualquer tarefa, para se pôr em movimento, e é a previsão e antecipação que fazemos desse esforço que nos pode levar a procrastinar.
Quais os benefícios de ultrapassar a procrastinação?
Muitas vezes, apesar de sabermos que procrastinamos e até de desejarmos não o fazer, não fazemos um real esforço para ultrapassar esta dificuldade, em parte porque achamos que é inevitável, e em parte porque podemos não observar os benefícios de o fazer.
A verdade é que vencer a procrastinação pode trazer-nos inúmeros benefícios. Quando adiamos constantemente aquilo que temos mesmo que fazer, as emoções negativas associadas à ansiedade, ao medo e à culpa vão crescendo, muitas vezes até atingirem proporções enormes. A nossa autoconfiança vai enfraquecendo cada vez mais, bem como os pensamentos negativos. Por outro lado, quando somos produtivos e atingimos objetivos, a nossa autoconfiança floresce, o que nos dá também maior motivação e capacidade para atingir outros objetivos.
Por outro lado, vencer a procrastinação ajuda em muito a reduzir o nível de stress, uma vez que aprendemos a organizar as nossas tarefas e a responder às exigências do quotidiano, não precisando de estar constantemente a pensar em tudo o que temos por fazer. Muitas tarefas que adiamos são relativamente simples, e o stress que nos causam é totalmente desproporcional em relação ao tempo e esforço que elas exigem para ser cumpridas.
Como ultrapassar a procrastinação?
Depois de termos compreendido melhor o que é a procrastinação e porque é que ela acontece, a pergunta que se impõe é: então, o que fazer? Como evitar a procrastinação?
Como em tudo, as estratégias que resultam para uma pessoa podem não resultar para outra, porque embora existam causas principais para a procrastinação, estas são sempre variáveis de pessoa para pessoa.
É preciso ter em conta a personalidade da própria pessoa, o seu contexto, as exigências a que tem de dar resposta, o seu estilo de vida, o apoio que tem ou não tem… Enfim, existe uma multiplicidade de fatores, pelo que não existem soluções completamente universais. Ainda assim, algumas estratégias podem ser muito úteis. Aquilo que aconselhamos é que procure compreender quais poderão resultar melhor consigo, criando o seu próprio plano para diminuir ou mesmo eliminar a procrastinação.
1. Conhecer e respeitar o seu próprio ritmo
Muitas vezes falhamos em fazer determinadas coisas porque queremos fazê-la de uma maneira específica, ou da mesma forma que outra pessoa faz, sem termos em conta as nossas características pessoais. Se se conhecer bem e conhecer o seu ritmo, os seus interesses, o que o motiva, etc., é mais fácil conseguir realizar as tarefas de forma bem-sucedida. Assim, procure perceber por exemplo em que alturas do dia se sente com mais energia e mais motivado, e quais as alturas do dia em que tem maior dificuldade em cumprir tarefas. Agende para as alturas do dia em que sente mais energia as tarefas prioritárias e as coisas às quais tem mesmo de dar resposta.
Use a sua própria experiência para se conhecer melhor e analisar o seu próprio padrão de funcionamento. Quando conseguiu concluir uma tarefa difícil com relativa facilidade, o que aconteceu? Em que hora do dia o fez? O que o motivou a fazê-lo? Que outros fatores podem ter contribuído para que tenha concluído a tarefa com sucesso?
2. Compreender o porquê do adiamento da tarefa
Cada vez que estiver a procrastinar e a adiar determinada tarefa, questione-se sobre o porquê. Muitas vezes na razão para adiarmos as coisas encontramos a solução para deixarmos de o fazer. Por vezes a procrastinação pode estar a acontecer por fatores internos, por exemplo falta de motivação ou medo de errar, mas outras vezes pode estar a acontecer por fatores externos, por exemplo falta de orientação por parte de um chefe ou supervisor ou falta de recursos para fazer a tarefa. Compreendendo isto pode começar a mobilizar soluções possíveis para dar resposta ao problema.
3. Investir no planeamento das tarefas
Muitas vezes pode parecer-nos desperdício estarmos a perder tempo em planear as coisas quando as podíamos estar a fazer, mas a verdade é que o planeamento vai tornar a realização das tarefas muito mais simples. Assim, o planeamento é fundamental para evitar a procrastinação.
Faça uma lista diária ou semanal das suas tarefas, daquilo que tem para fazer, organizando-a da forma que lhe fizer mais sentido. Pode dividir a lista por áreas, por exemplo pessoal, profissional, etc. Pode também classificar as tarefas mediante o grau de dificuldade ou o tempo que levarão a ser feitas. O importante é que, de facto, planeie e programe as suas tarefas, para que nada falhe e para que exista uma organização.
Pode ser importante distribuir as tarefas por dias, para ter um prazo e saber exatamente quando tem de fazer o quê. Desta forma também pode distribuir as tarefas de uma forma equilibrada, evitando sobrecarregar determinados dias e não fazer nada noutros, pois isto irá contribuir para que procrastine mais.
4. Organizar blocos de tempo
Definir blocos de tempo para a realização de tarefas pode ser muito útil. Pode, por exemplo, definir um período de tempo de 90 minutos no qual vai dedicar-se à realização da tarefa X. Durante esse bloco de tempo, defina algumas regras: telemóvel em modo de voo e afastado, avisar as pessoas que não está disponível, etc. Se a tarefa for mais longa e demorar mais tempo, pode dividi-la em duas ou três subtarefas e aplicar um intervalo de 10 minutos entre cada.
Definir um bloco de tempo em que irá apenas dedicar-se a uma coisa ajuda, porque muitas vezes estamos a fazer algo, mas as pequenas interrupções fazem com que gastemos muito mais tempo do que o necessário. Se, por exemplo, estiver a escrever um relatório e parar para ver alguma notificação, é provável que depois leve 10 a 15 minutos para retomar o foco na tarefa e o ritmo que tinha anteriormente.
Se durante este período de tempo se lembrar de algo importante relativamente a outra tarefa, aponte num bloco de notas para fazer mais tarde. Evite ao máximo alternar entre tarefas, não suspenda uma atividade para começar outra, pois isso causará uma quebra na sua produtividade.
5. Começar com atividades pequenas e simples
Como vimos, muitas vezes o mais difícil é o esforço que exige começarmos a fazer alguma coisa. Como tal, é importante que comecemos por algo que seja simples e não implique tanto esforço. Se tem uma tarefa grande em mãos, dividia-a em partes menores e mais simples e comece por aquelas que são menos trabalhosas. Depois de entrar no ritmo vai ser mais fácil passar para as tarefas seguintes.
6. Estabelecer pequenas recompensas
Como vimos, a gratificação é algo que tem um papel muito importante na nossa motivação. Agimos muito em função daquilo que vamos obter, do ganho potencial em fazermos determinada tarefa ou atividade. Por isso, estabelecer uma recompensa pode ajudá-lo a ganhar motivação para realizar uma dada tarefa.
Assim, para evitar a procrastinação estabeleça pequenas recompensas para o cumprimento das tarefas, por exemplo comer um snack de que gosta, sair para dar uma caminhada pelo parque durante 30 minutos, etc.
7. Identificar os desperdiçadores de tempo
Sem nos apercebermos, acabamos muitas vezes por perder tempo com coisas inúteis e irrelevantes. Estudos indicam que gastamos até 80% do nosso tempo com tarefas que não contribuem em nada para o sucesso dos nossos projetos. Nem sempre isto é feito de forma consciente, pelo que pode ser importante refletir e até escrever e registar todos os possíveis desperdiçadores de tempo, para depois os conseguir eliminar. Pense sobre como ocupa o seu tempo durante um dia e, se necessário, passe um dia a registar as coisas que vai fazendo, para servir de guião. Depois de fazer isto, identifique os desperdiçadores de tempo: por exemplo, passa demasiado tempo em pormenores desnecessários? Gasta muito tempo a procurar formas de fazer em vez de começar a fazer? Perde muito tempo a consultar os e-mails? Perde tempo a fazer uma tarefa quando podia fazer de outra forma, mais rápida e eficiente? Podia usar o tempo de viagem nos transportes públicos para adiantar leituras, por exemplo?
8. Não ter medo de errar
Como vimos, o medo está muitas vezes na origem da procrastinação. Adiamos constantemente fazer as coisas por medo de errar, porque achamos que não temos ainda tudo o que precisamos, porque achamos que não vamos ser bem-sucedidos… Por isso, é muito importante aprender a aceitar o erro. Aceitar que se tiver de errar, irá errar, independentemente de quando começar. E que não há mal nenhum nisso. O erro é um passo importante na aprendizagem, e é ele que nos permite aperfeiçoar e encontrar formas novas e criativas de fazermos as coisas. Sem errar, não aprendemos.
9. Aprender a assumir responsabilidades
A procrastinação é muitas vezes o resultado de negarmos a realidade e não querermos assumir responsabilidade pelas coisas. Se eu não fizer a tarefa, ela não pode sair mal feita. Se eu não fizer, posso-me recriminar por não ter feito, mas não me posso recriminar por não saber fazer. Assim, para conseguirmos vencer a procrastinação é fundamental que nos tornemos capazes de assumir a responsabilidade, com tudo o que ela acarreta. É fundamental que sejamos honestos connosco próprios.
10. Não ter vergonha de pedir ajuda
Se assumir as responsabilidades é importante, pedir ajuda também. Posso ser responsável pelas minhas ações e ao mesmo tempo consciente de que, com ajuda, torna-se mais fácil. Mas não confunda ajuda com relegar para outras pessoas coisas que sabe que tem de fazer. Ajuda é apenas um auxílio, e algo que pode tornar os problemas mais fáceis de solucionar.
Se se sente num beco sem saída relativamente a alguma tarefa, peça ajuda a alguém que saiba do assunto ou que tenha os recursos necessários para o ajudar.
11. Assumir um compromisso público
Muitas vezes precisamos de um “empurrão” para fazermos as coisas. Assumir um compromisso com os outros pode ser um “empurrão” importante. Assuma com alguém que irá iniciar ou concluir determinada tarefa. Por exemplo, se disser aos outros que vai começar a adotar hábitos alimentares mais saudáveis, vai-se sentir mais impelido a fazê-lo. Se tem um trabalho para realizar, comprometa-se com alguém em fazer a entrega desse trabalho em determinado prazo.
12. Adequar o ambiente e o contexto
O ambiente em que estamos pode interferir, e muito, na nossa produtividade. Se estiver a tentar trabalhar num contexto em que se sente desconfortável, será mais difícil conseguir fazê-lo. Assim, procure ter um espaço para realizar as tarefas que seja confortável, livre de distrações e interferências, onde se sinta bem e onde disponha de todos os recursos de que precisa. Não se esqueça de verificar se tem tudo o que precisa antes de começar a tarefa. Caso contrário, terá de interromper constantemente para ir buscar qualquer coisa que precisa. Da mesma forma, se estivermos a falar de outras tarefas ou atividades como começar a fazer exercício físico, dispor de equipamento adequado e ter um plano de treino será fundamental para estar motivado e nas condições ótimas para poder iniciar essa atividade.
13. Identificar as motivações pessoais
Vimos que a motivação é fundamental na realização de qualquer tarefa e atividade. Por isso, é importante que compreenda o que é que o motiva e o que é que o desmotiva, quais são as suas preferências e interesses. Depois de compreender isto pode adequar as suas tarefas e atividades de forma a potenciar os seus resultados.
Por exemplo, se tem de estudar, mas não gosta nada de ler, que tal encontrar outros recursos e materiais, tais como vídeos, áudios, etc.? Se é uma pessoa mais visual, que tal construir esquemas e mapas visuais para o ajudar a compreender e memorizar os conteúdos? Se quer mudar os hábitos alimentares, é fundamental compreender quais as suas preferências alimentares. Não adiantará de muito comer salada se detesta alface, existem outras alternativas para comer de forma equilibrada e saudável. Conheça-se e saiba que é possível fazer uma mesma coisa de diversas maneiras, e pode encontrar a forma certa, e mais apelativa, para o fazer.
14. Respeitar o descanso e tempo livre
Não procrastinar não é sinónimo de se tornar numa máquina de produzir. Para sermos produtivos é fundamental priorizarmos o nosso bem-estar e o nosso descanso. Se tiver momentos propícios e oportunos nos quais desfruta das coisas que mais gosta e que lhe dão prazer, é menos provável que na hora de fazer as tarefas sinta necessidade de dedicar tempo a essas coisas. Por outro lado, se o seu corpo estiver descansado e energizado, terá maior capacidade para ser produtivo e realizar as tarefas necessárias.
Não se esqueça também de fazer pausas durante o trabalho, pois estas irão permitir recarregar energias e ter um estado de ânimo mais positivo, o que contribui para a sua motivação.
15. Aproveitar as capacidades e recursos
Se se conhecer bem a si próprio, será capaz de identificar as suas capacidades, as coisas que consegue fazer bem, os seus pontos fortes, bem como os seus recursos. Se é particularmente bom a trabalhar em equipa, pode por exemplo planear uma forma colaborativa de realizar a tarefa que precisa de fazer. Se precisa de mudar algo em casa e tem um amigo que tem jeito para bricolage, utilize esse recurso.
16. Aprender a dizer que não
Muitas vezes sobrecarregamo-nos com tarefas porque não somos capazes de dizer que não. Depois, vemo-nos envolvido num volume muito elevado de trabalho e, quanto mais temos para fazer, menos vontade temos de começar. Por isso, aprenda que dizer que não aos outros é muitas vezes dizer que sim a si próprio. Não vale a pena assumir compromissos para agradar alguém se depois não os vai conseguir cumprir e apenas vai aumentar a sua sensação de frustração.
17. Cuidar do discurso interno
O nosso discurso interno e os nossos pensamentos negativos estão muitas vezes na origem da procrastinação. Por isso, é fundamental compreender que pensamentos estão presentes para conseguirmos mudar esse discurso interno. Por exemplo, pode pensar “eu posso fazer isto depois”, o que o leva a procrastinar.
Em vez disso, compreenda de que forma esse pensamento é prejudicial e substitua-o por um pensamento mais realista e ajustado, como por exemplo “posso fazer isto depois, mas se fizer agora vai ser melhor porque…”, “sei que se deixar isto para depois vou continuar a adiar e vou-me sentir stressado e ansioso”, “se fizer isto agora vou conseguir…”. Em vez de dizer para si mesmo “eu tenho que…” substitua por “eu escolho fazer… porque…”. Faz muita diferença a forma como perspetivamos e olhamos para as coisas.
Reflita e encontre as estratégias que mais se adequam a si para vencer a procrastinação, e coloque-as em prática. Lembre-se do ditado popular: não deixes para amanhã o que podes fazer hoje!”
