A produtividade é um tema premente no mercado de trabalho, nos estudos e até na vida doméstica. O ser (ou não) produtivo é considerado hoje uma característica extremamente importante e muito valorizada, sendo considerada por muitos como uma ferramenta essencial para o sucesso.
É por isso natural que, em algum momento, as pessoas se questionem se são produtivas e, em caso negativo, quais as formas de o passarem a ser. Isto acontece com pessoas de diferentes áreas profissionais, funções, posições e até mesmo de diferentes idades. A “cobrança pela produtividade” faz com que muitos se sintam improdutivos quando, na verdade, só estão a descansar – algo que é também muito importante.
Neste artigo vamos falar um pouco mais sobre o que é a produtividade, explicar melhor este conceito e abordar também a sua importância nas várias situações da vida (em casa, na escola, na universidade e no trabalho), além de partilhar algumas dicas práticas de produtividade que poderão ser úteis a muita gente.
Qual o significado de produtividade?
Por definição, produtividade é o resultado da capacidade de gerar um resultado ou um produto a partir de um esforço e no menor tempo possível. É conseguir obter o máximo da sua produção, mantendo o foco. Assim, ter produtividade tornou-se um sinónimo de um misto de agilidade, qualidade e eficiência. E até mesmo um fator de definição do trabalho.
Acontece que é muito comum confundir produtividade com quantidade, que são conceitos distintos, o que pode acabar por gerar algum stress e frustração, principalmente quando não é gozado o devido descanso, o que compromete a qualidade da aprendizagem de novos conhecimentos e do desempenho laboral, tendo até o efeito contrário, isto é, uma queda na produtividade.
Portanto, é importante saber dosar e conseguir manter o equilíbrio e fazer a gestão do tempo de forma correta. É preciso entender a real importância da produtividade e a necessidade de não deixar que a sua procura prejudique a nossa qualidade de vida.
Como aferir a produtividade?
Um ponto fundamental é saber que, embora a produtividade esteja diretamente ligada aos resultados, está mais relacionada com o planeamento do que com a execução das atividades, seja na hora de estudar uma determinada temática, de realizar atividades na universidade ou de desenvolver um trabalho na empresa.
O conceito de produtividade envolve organização, equilíbrio emocional, saber dizer não e definir claramente os objetivos. É o contrário da procrastinação. Para ser produtivo é necessário não fugir das tarefas mais complexas e nem mesmo adiá-las a todo o tempo – uma espécie de “chutar para canto”.
Na prática, para ser produtivo é necessário saber otimizar o tempo, as tarefas a serem executadas e ter disciplina suficiente para cumpri-las. Cada um saberá a forma como melhor funciona, dependendo da circunstância e do próprio perfil pessoal. A produtividade depende de si e do conhecimento que tem de si próprio.
Produtividade: sou uma pessoa produtiva?
Antes de mais importa referir que não existe propriamente uma regra para perceber se é uma pessoa produtiva ou não. Existem sim alguns sinais que podem indicar se é alguém que, mesmo que inconscientemente, “procura a produtividade”, designadamente:
- Gostar (ou não) do trabalho que desempenha e sentir-se bem enquanto está envolvido nas atividades que lhe são inerentes;
- Conseguir manter-se afastado longe dos aparelhos eletrónicos (telemóvel, tablet, etc.) e das respetivas aplicações (facebook, instagram e tiktok, por exemplo) durante o seu horário de trabalho;
- Se consegue executar as tarefas profissionais a que se propõe;
- Se tem tendência para deixar para amanhã tarefas mais difíceis.
Outra forma de aferir se é uma pessoa produtiva é perceber se perante um problema (uma tarefa de difícil execução, por exemplo) é capaz de perceber que “o caminho que traçou” não está a resultar e, mesmo assim, tentar arranjar uma outra solução. Muitas vezes a produtividade está dependente da mudança de estratégia.
Não obstante, na prática, a definição de produtividade é diferente em função das situações e dos contextos. Ser produtivo no emprego é muito diferente de ser produtivo na universidade ou mesmo nas lides domésticas. Falaremos mais sobre algumas delas em seguida.
Produtividade no trabalho
A principal “cobrança de produtividade” vem, precisamente, na vida profissional. E é essencial entender que ser produtivo no emprego não é, necessariamente, trabalhar demais! Muito pelo contrário. Um funcionário que leva menos tempo para concluir uma determinada tarefa pode ser mais produtivo do que um outro que leva consideravelmente mais tempo, mesmo que no fim do dia ambos só tenham de completar essa tarefa nesse dia de trabalho.
Mas a produtividade também não se trata de uma corrida. “Correr” para concluir uma determinada tarefa e partir imediatamente para a outra também não significa, necessariamente, que esteja a ser produtivo. É importante ter em consideração que eficiência é diferente de pressa.
A produtividade no trabalho, assim como em qualquer outra situação da vida, exige disciplina e organização, mas isso não basta. Ser produtivo depende, também, de perceber se a tarefa pode ser executada individualmente ou se, por outro lado, apenas executa através do trabalho em equipa. Outro fator que muitos contribui para a produtividade é a forma como as empresas oferecem as ferramentas e a infraestrutura necessária para que o funcionário possa desenvolver o seu trabalho. Não se fazem omeletes sem ovos!
Produtividade em teletrabalho
Quem trabalha no regime de teletrabalho (também conhecido por home office ou trabalho remoto) ou mesmo como freelancer tem um desafio ainda maior que é conseguir manter a produtividade com todas as potenciais distrações de casa.
O ambiente influencia muito e a presença de um sofá, uma cama ou de outras pessoas, bem como dos afazeres domésticos podem acabar por contribuir para uma perda de foco o que, potencialmente, pode levar a uma diminuição da produtividade. O ideal seria ter um espaço exclusivo em casa para trabalhar ou estudar (o escritório por exemplo), mas isso nem sempre isso é possível. Então a disciplina e a organização voltam a ser as palavras-chave na busca da produtividade.
Dependendo do tipo de trabalho desempenhado, a conclusão do mesmo pode ser subjetiva, o que faz com que muita gente continue a trabalhar em busca de um resultado que considere perfeito – o que em muitas situações simplesmente não existe. Acontece principalmente com quem tem atividades que exigem criatividade, como as artes ou mesmo a escrita. Nestas situações, a produtividade (isto é, o ser produtivo) pode passar por ganhar algum “desapego” ao trabalho e entender que o importante é finalizar a tarefa. A perfeição é, muitas vezes, inimiga da produtividade.
Produtividade no tempo livre
Pode até parecer estranho, mas é possível ter produtividade nos “momentos de ócio”. Por que não aproveitar o tempo em que não está propriamente a fazer nada e começar a ser mais produtivo? Um curso online, uma atividade física, aprender algum tipo de artesanato, começar um blog, ler um livro ou aprender um idioma. Há uma lista extensa de possibilidades. E realmente o tempo livre pode ser aproveitado para fazer algo que possa acrescentar algo à sua vida profissional ou mesmo pessoal.
Mas é muito importante que isto não se torne numa “cobrança”! Principalmente porque o descanso é importante para a produtividade. Ficar sem fazer nada, relaxar a mente, deixar as preocupações de lado não é sinónimo de preguiça. Pelo contrário. É algo que o ajudará ter mais foco quando for o momento de estudar ou trabalhar.
Seja no fim de semana ou durante a noite, a solução para ser produtivo é pensar nas tarefas que precisam de ser concluídas, ver o que é realmente necessário e aproveitar o tempo livre da forma como achar melhor. Ocupar todas as horas com alguma atividade faz bem a alguns, mas não a todos. Não há problema em não querer ocupar o tempo livre com outros afazeres. Afinal de contas o tempo é seu!
Dicas para aumentar a produtividade
Mais importante que saber o que é ser produtivo é saber o que pode fazer para aumentar a sua produtividade. Compartilhamos agora algumas dicas básicas que esperamos que o possam ajudar a ser mais produtivo no dia a dia.
Produtividade individual
Estas dicas são importantes para quem está a estudar ou precisa de concluir uma tarefa/trabalho sozinha. São situações em que não há com quem dividir as tarefas ou trocar ideias, nem mesmo alguém que o vá motivar ou a quem tem de prestar contas. Nestas situações a produtividade depende exclusivamente da responsabilidade da própria pessoa.
Seguem algumas dicas para aumentar a produtividade:
- Listar todas as tarefas a serem executadas/concluídas, começando pelas mais simples;
- Depois de concluir as mais simples, fica até mais fácil entrar no ritmo e ter mais energia para as tarefas mais complexas;
- Não colocar objetivos demasiados ambiciosos, apenas aquilo que consegue cumprir! Conseguir finalizar a lista de tarefas, ainda que pequena, traz mais motivação. Já uma lista extensa e incompleta acaba por gerar frustração;
- Tirar de perto tudo o que o pode desconcentrar, como aparelhos eletrónicos, e estabelecer um horário em que está “autorizado” a utiliza-los (por exemplo, a cada duas horas, um pequeno intervalo de 15 ou 20 minutos);
- Ter perto papel e caneta para anotar todas as ideias que lhe vão passando pela cabeça, mesmo que no princípio não saiba exatamente como se poderão encaixar no projeto que tem em mãos;
- Se for uma atividade em que precise ficar sentado, com livros ou computador, estabelecer também um horário para se levantar e alongar-se por alguns minutos. Isto ajuda-o a voltar ao trabalho mais concentrado;
- Procurar aplicativos que o ajudem na organização das tarefas/trabalho. Há diversas opções na internet e eles podem ser uma grande valia;
- Não ser perfecionista ao extremo. Tentar “dosear” esta característica, pois muitas vezes essa busca pelo resultado perfeito impede que um trabalho seja finalizado quando ele já está bem feito.
Produtividade em equipa
São dicas para quem precisa de fazer um trabalho em grupo ou desenvolver um projeto em equipa. O ponto positivo é que, com mais pessoas envolvidas, as ideias podem fluir melhor. Por outro lado, há mais probabilidades de se distrair ou até mesmo de haver algum desentendimento que atrapalhe o andamento dos trabalhos. Nessas situações a inteligência emocional faz a diferença.
Seguem as dicas para aumentar a produtividade no trabalho em equipa:
- Organizar o seu local de trabalho para que esteja adequado e agradável, sem distrações;
- Conversar com as demais pessoas e, juntos, estabelecer as prioridades;
- Dividir as tarefas que podem ser executadas individualmente, para que cada um faça a sua parte, e focar também nas que dependem da atuação conjunta de todos;
- Definir prazos que sejam exequíveis para todos e que tenham uma margem de antecedência face à data final definida. Assim haverá mais tranquilidade para debater, arriscar, tentar e até mesmo refazer algo, caso necessário;
- Usar a tecnologia a favor da equipa, com aplicativos que permitem uma melhor comunicação e organização das tarefas;
- Fazer uma revisão constante da lista do que precisa ser feito, riscando o que já foi cumprido. Ver cada item a ser riscado e, consequentemente, a lista ficando menor, é um fator que ajuda a motivar a equipa;
- Confiar nos demais integrantes da equipa. A confiança um no outro é fundamental.
Vantagens da produtividade para as empresas
Até aqui abordamos como a produtividade é importante para um estudante ou um trabalhador e de como isso pode impactar a sua vida pessoal e profissional.
Mas a produtividade é, também, um fator vantajoso para as empresas. Por isso é importante que os empregadores saibam como motivar os seus funcionários, não apenas a exigir que sejam produtivos. Algumas atitudes empresariais podem garantir melhores níveis de produtividade, nomeadamente:
- Estruturar o projeto de forma clara e esclarecer todas as dúvidas antes de começar a execução;
- Perguntar o que precisam os seus funcionários e certificar-se que proporcionam as ferramentas necessárias, bem como a infraestrutura para que as tarefas possam ser executadas da melhor forma;
- Saber delegar as tarefas e confiar que o trabalho será feito da melhor forma, sem ficar o tempo todo a opinar ou “supervisionar”;
- Estabelecer metas exequíveis, com prazos possíveis e objetivos bem definidos;
- Criar momentos de lazer com os envolvidos no projeto (atividades de teambuilding, por exemplo), mas sem tocar no assunto trabalho, apenas para que possam relaxar um pouco e estreitar as relações interpessoais;
- Usar a tecnologia para gerir a execução das tarefas de forma aperfeiçoada. Há diversos aplicativos e sites que permitem que isso seja feito;
- Ter a tecnologia, também, como uma aliada da comunicação nos trabalhos em equipa;
- Dar sempre feedback aos trabalhadores. Se for negativo, é importante que já seja dito como se de uma sugestão de melhoria se tratasse. Se for positivo, é importante para motivar a equipa e mostrar que estão no caminho certo;
- Nas reuniões formais, estar aberto para que qualquer integrante da equipa possa compartilhar as suas opiniões, ideias, críticas e dúvidas.
- Mostrar que todos têm voz ativa e que serão realmente ouvidos pelos superiores hierárquicos;
- Reconhecer o bom trabalho e até mesmo promover ou proceder a aumentos salariais para os funcionários com melhor produtividade.
A produtividade é realmente importante?
Para concluir, podemos dizer que a produtividade é importante para todos.
Para os estudantes e trabalhadores, colocar em prática as dicas para aumentar a produtividade ajuda a melhorar competências como a capacidade de organização e a autodisciplina. E, quanto mais produtivo for, maior são as possibilidades de lhe ser reconhecido mérito pelo trabalho realizado.
Já para as empresas, ter funcionários produtivos e motivados é igualmente positivo, pois gera mais agilidade e eficiência na realização dos trabalhos, uma potencial redução de custos e, em última instância, melhores resultados. Aliás a produtividade é hoje tidos como um fator essencial para as empresas.
