Gestão do tempo: aprenda a gerir o seu tempo de forma eficaz

Em algum momento já proferimos a frase “preciso que o dia tenha mais de 24 horas”. O tempo, esse bem precioso que não raras vezes nos parece tão escasso. Apesar da sua medição objetiva, este tem um valor altamente subjetivo, dependendo da forma como o sentimos mas, também, da forma como o organizamos e fazemos a gestão do tempo.

Qual o valor de um ano para um estudante que foi reprovado? Qual o valor de um mês para uma mãe que teve um bebé prematuro? Qual o valor de um minuto para alguém que acabou de perder o comboio? O tempo é subjetivo e é por isso que tantas vezes nos parece que ele nos escasseia.

Na atual sociedade, marcada pela globalização, que exige que estejamos a par de tudo e em contacto com todas as pessoas em todos os lugares, e com a crescente competitividade no mercado de trabalho, fazer uma gestão do tempo torna-se ainda mais difícil. Por isso, urge ser capaz de gerir o tempo de uma forma eficaz e que nos permita incrementar não só a nossa produtividade mas também, e acima de tudo, a nossa felicidade.

Quais os sinais de uma gestão do tempo ineficaz?

Em primeiro lugar, para perceber se está a fazer uma má gestão do tempo e se, associada a ela, estão a surgir problemas e consequências, deve estar atento aos seguintes sinais:

• Envolve-se em muitas tarefas ao mesmo tempo e acaba por não conseguir fazer bem nenhuma delas;
• Sente-se constantemente stressado;
• Pensa e diz muitas vezes que nunca tem tempo para nada;
• Sente sempre que “não sabe como já passou tanto tempo”;
• Chega ao fim do dia com a sensação de que andou sempre a correr mas não conseguiu fazer nada, ou fez pouco;
• Frequentemente estabelece objetivos para determinado prazo e não o consegue cumprir;
• Vive focado no trabalho e, por mais que queira, não consegue ter tempo para o lazer ou para a vida pessoal;
• Esquece-se de fazer tarefas importantes.

A má gestão do tempo leva a consequências como maiores níveis de stress e ansiedade, menor produtividade, menor bem-estar e qualidade de vida, bem como dificuldade em alcançar objetivos. Estes sinais devem soar como o alerta que lhe indica que é altura para a mudança, o momento certo de ser dono de cada um dos seus momentos.

Porquê a gestão do tempo?

A gestão do tempo é ser capaz de usar o tempo de que dispõe para organizar e levar a cabo tarefas e atividades que tem ou pretende fazer. É conseguir ajustar o período temporal à quantidade e exigência das tarefas. E não me refiro apenas a tarefas profissionais ou obrigações, mas também a atividades satisfatórias e ao tempo de lazer.

Assim, a gestão do tempo, quando eficaz, tem uma enorme importância e diversas vantagens:

• Diminuição do stress e ansiedade;
• Menos surpresas e menor probabilidade de “ser apanhado desprevenido”, por exemplo por um prazo de entrega;
• Aumento do número de tarefas executadas, uma vez que, quando se está ciente do que precisa de ser feito é muito mais fácil gerir as tarefas a realizar;
• Mais tempo livre e menos tempo perdido, uma vez que a boa gestão do tempo evita que esteja a investir tempo em tarefas que não são revelantes, ou a fazê-las de maneira errada. Permite investir o tempo em proporção à urgência e importância das tarefas;
• Menos esforço, uma vez que passa a empregar a sua energia no que é realmente necessário e importante;
• Mais oportunidades e maior probabilidade de ser capaz de as detetar e de as aproveitar;
• Mais tempo para o que realmente importa;
• Menos conflitos e problemas profissionais ou interpessoais.

Gestão do tempo passo a passo

Percebendo então como a gestão do tempo é fundamental e as diversas vantagens que pode trazer, iremos percorrer os passos que o ajudarão a alcançá-la.

1. Estabelecer prioridades

A gestão do tempo não é alterá-lo, uma vez que não podemos interferir no seu curso. No fundo, não gerimos o tempo, o que fazemos é gerir energia, colocando mais energia onde esta é mais importante e menos onde a importância é menor.

Para isso, é fundamental a capacidade de estabelecer prioridades. Uma prioridade é algo que se sobrepõe a outras coisas e cuja necessidade de realização é maior. Alguém que gere bem o tempo não está sempre a um nível de desempenho de 100%. O que faz é despender 10% das suas capacidades ou do seu tempo quando as tarefas não são prioritárias para poder dar 90% naquilo que é de facto importante.

Para definir prioridades no que à gestão do tempo concerne, nomeadamente quanto à realização das tarefas, é importante dividi-las pelas que: são para fazer já; podem ser feitas mais tarde; devem ser adiadas ou até eliminadas. Frequentemente vamos fazendo as tarefas à medida que elas aparecem e os resultados ficam aquém do desejado, para além de sentirmos que o tempo nos foge. Então, é necessário olhar para as tarefas não por ordem de chegada, mas sim a partir da seguinte classificação:

• Tarefas urgentes: são aquelas que requerem atenção imediata por razões de prazo e de tempo de execução; por exemplo, elaborar um relatório com prazo-limite próximo;
• Tarefas importantes: têm uma relação direta com a realização dos nossos objetivos pessoais ou profissionais; por exemplo, preparar uma entrevista de emprego para uma vaga na minha área profissional que me suscita interesse.

Após termos dividido e classificado as tarefas por urgência e importância, devemos seguir a seguinte ordem na sua realização, para garantir uma boa gestão do tempo:

1. Tarefas urgentes e importantes: por exemplo, reuniões urgentes ou problemas inadiáveis, relatórios a ser entregues num prazo-limite;
2. Tarefas urgentes e não importantes: telefonemas, rotinas de trabalho que têm de ser realizadas naquele momento, resposta a e-mails que requerem resposta imediata;
3. Tarefas não urgentes e importantes: planeamento de tarefas futuras, prevenção de problemas ou crises que possam surgir, encontro com amigos;
4. Tarefas não urgentes e não importantes: e-mails não importantes, hobbies e passatempos.

Fazer um bom planeamento e horário

Frequentemente ouvimos ou usamos a expressão “é para ontem”, o que conduz a um atropelamento das tarefas a realizar, a transformar tudo em urgente, deixando uma sensação de que andamos sempre a correr. Por isso, planificar as atividades e alocar tempo às mesmas constitui uma das formas de controlar o atropelamento entre o que é urgente e o que é importante.

Planear o que há para fazer e calendarizar a sua execução é muito importante na medida em que estamos a minimizar a possibilidade de atividades importantes se transformarem em urgentes, diminuindo o risco de nos sentirmos sempre “um bombeiro a apagar fogos”. Em abono da verdade, é precisamente para isto que serve a gestão do tempo.

Para elaborar um bom plano deve munir-se de algum dispositivo da sua preferência: agenda, planner, calendário, caderno ou até o seu smartphone. Deve incluir, nesse plano:

• Lista de tarefas a realizar durante a semana;
• Atribuição do grau de importância da tarefa ou, por outras palavras, da relevância dessa tarefas para os seus objetivos pessoais e profissionais;
• Atribuição do grau de urgência ou do prazo de realização para cada tarefa;
• Previsão da duração de cada tarefa.

Deve ainda ter alguns cuidados importantes na gestão do tempo:

• Estabelecer prioridades para todas as tarefas ou atividades;
• Ser realista quanto ao tempo de que realmente dispõe para cada tarefa. Se normalmente demora mais do que o previsto, pense em quanto tempo acha que demora para fazer a tarefa e dê uma margem ligeiramente maior para a realizar;
• Reservar tempo para imprevistos. Se encher a sua agenda sem deixar espaço para mais nada, poderá surgir uma situação inesperada e não lhe conseguir dar resposta;
• Dividir trabalhos mais complexos em pequenas partes. Por exemplo, se tem de elaborar um relatório, pode dividir em pequenas tarefas como: preparar os documentos necessários; lê-los; escrever o 1º capítulo sobre X; etc.
• Juntar as tarefas ou atividades semelhantes, não criando mais fragmentações do que é necessário. Por exemplo, se tem de fazer telefonemas, tente fazê-los todos de uma vez, considerando-os uma tarefa só. Se está a elaborar um relatório, procure reservar tempo necessário para fazê-lo até ao fim e não com a interferência de outras tarefas pelo meio;
• Fazer proveito dos chamados “tempos mortos”. Existem frequentemente “tempos mortos” ao longo do dia, que não devem ser confundidos com períodos de lazer importantes. Por exemplo, a sua hora de almoço ou horário de descanso não devem ser considerados “tempos mortos”, mas sim momentos fundamentais para o seu bem-estar global. No entanto, períodos como a viagem de autocarro ou enquanto esperamos pela nossa vez nas finanças são “períodos mortos”. Pense no que pode fazer em curtos espaços de tempo. 10 minutos investidos num trabalho agora podem implicar poder ir ter com os amigos 10 minutos mais cedo, o que pode ser muito positivo.
• Tornar a planificação num hábito diário ou semanal.

2. Conhecer o seu próprio ritmo

Ao planear as atividades e tarefas é fundamental termos noção do nosso próprio ritmo, por exemplo, da altura do dia em que somos mais produtivos e nos sentimos com mais energia. Devemos conhecer o ritmo do nosso próprio corpo, aquilo que nos motiva e de que forma funcionamos mais eficazmente, seguindo algumas estratégias:

• Defina os períodos do dia em que se sente com mais energia para realizar as tarefas que exigem maior concentração. A maioria das pessoas encontra-se mais concentrada e apresenta maior produtividade no período da manhã;
• Reserve os períodos do dia em que se sente com menos energia para realizar tarefas rotineiras e menos importantes, por exemplo, no período a seguir ao almoço ou no final do dia;
• Pense nas circunstâncias em que trabalhou melhor e esteve mais motivado e procure perceber que fatores fizeram com que isso acontecesse. Por exemplo, se foi porque teve uma boa noite de sono, então deve começar a tentar dormir melhor.

3. Lidar com os “desperdiçadores de tempo”

Por muito que estejamos focados na gestão do tempo e a nossa energia, existem inúmeros fatores e barreiras que dificultam essa tarefa e aumentam o desperdício de tempo:

• Interrupções variadas – e-mails, telefonemas, internet, redes sociais, entre outros;
• Falta de comunicação ou comunicação confusa;
• Desorganização pessoal;
• Delegação ineficaz;
• Falta de orientação para os objetos ou dispersão nas tarefas;
• Ausência de prazos nos trabalhos;
• Indecisão;
• Iniciar uma tarefa sem terminar a anterior;
• Procrastinação – adiamento constante das tarefas;
• Falta de organização da equipa de trabalho, que leva frequentemente a tempo excessivo a tratar de tarefas dos outros;
• Responsabilidade e autoridade não definidas com clareza;
• Falta de formação ou de competência técnica.

Para lidar eficazmente com estas barreiras, deve seguir algumas estratégias:

• Programar os contactos telefónicos e as reuniões;
• Gerir adequadamente as relações de trabalho e defini-las de forma mais concreta possível: a quem é que deve responder? Quem é que é responsável por determinado tipo de tarefas? A quem pode delegar uma tarefa ou quem pode delegar tarefas em si?
• Utilizar auxiliares de memória, como blocos, cadernos de registo, etc. No entanto, não basta usá-los, é necessário que estes estejam devidamente organizados;
• Quando precisa de se concentrar, procure trabalhar num lugar tranquilo, com menos interrupções, e desligue o telefone ou filtre as chamadas;
• Organize o seu e-mail, usando estratégias diversas:
  1. Definir o remetente por cores, ajudando assim a saber quem são os interlocutores prioritários e os que devemos abrir em primeiro lugar;
  2. Utilizar a funcionalidade de filtrar spam, para evitar encher a sua caixa de e-mail com e-mails que não deseja receber, por exemplo de publicidade;
  3. Organizar o e-mail por pastas, temas ou assuntos;
  4. Estabelecer determinados períodos para consulta e resposta a e-mails.
• Realizar uma lista com as tarefas que tem vindo a adiar. Ao lado de cada uma, escrever a razão do seu adiamento, verificando se existem motivos comuns. Escolha um item da lista para tratar durante a semana, planeando a sua realização e incluindo-a, com a respetiva ordem de prioridade, no seu plano semanal;
• Reflita sobre os objetivos da sua atividade profissional e das finalidades de cada tarefa que realiza. Quando tem um sentido para aquilo que está a fazer a motivação e, consequentemente, a produtividade aumentam.

4. Pequenas mudanças, grandes transformações

Por fim, existem pequenas estratégias e mudanças que pode fazer no seu dia-a-dia que podem ajudar numa melhor gestão do tempo:

• Faça da tecnologia um aliado. Hoje em dia a tecnologia proporciona-nos inúmeras ajudas para o nosso quotidiano, inclusivamente na gestão do tempo. Existem várias aplicações disponíveis para smartphone que podem ajudar a tornar a gestão do tempo mais fácil, desde agendas digitais a redes profissionais e listas de tarefas;
• Aprenda a controlar o seu meio ambiente. É muito importante aprender a controlar as situações que lhe provocam maior stress. Quando tiver uma reunião importante, acorde mais cedo para evitar atrasos que o deixem mais nervoso. Se o trânsito o deixa stressado, tente novos caminhos que o permitam evitar o trânsito. Se trabalhar sobre pressão o deixa nervoso, tente planear as coisas com maior antecedência e organizar o trabalho;
• Não queira ser um “todo-poderoso” e não exija demasiado de si mesmo. Aprenda a respeitar o seu próprio ritmo e a reconhecer que não é capaz de fazer tudo ao mesmo tempo. Aprenda a dizer não e aceitar apenas aquilo que é capaz de fazer;
• Encare a gestão do tempo como uma competência que, como qualquer outra habilidade ou competência, requer prática e treino para ser dominada;
• Defina o tempo livre, o tempo para si mesmo, como uma prioridade. Sem isso diminuirá o seu bem-estar físico e mental e, consequentemente, não conseguirá ser produtivo;
• Aprenda a relativizar. Pergunte a si mesmo o quão importante é determinado problema a longo prazo. Será que será importante daqui a um mês? Um ano? Vale a pena perder o controlar? Se a resposta for não, concentre o seu tempo e energia noutra coisa, situação ou lugar. Não tente controlar o que não é controlável, e foque-se naquilo que realmente pode fazer, em como pode esforçar-se e no que pode melhorar;
• Tenha um estilo de vida saudável, pois isto irá ajudá-lo a ter maiores níveis de energia e, consequentemente, a ser mais produtivo. Coma de forma saudável, tenha padrões de sono regulares e pratique exercício físico.

Por fim, lembre-se: o tempo é um recurso finito e não renovável; aproveite bem o seu!